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Diversos - Dicas - Como redigir um email e carta com perfeição


 Total de: 15.245 modelos.

 

Como redigir um email e carta com perfeição
 

Para redigir uma carta ou email com perfeição precisa ter cuidado com alguns detalhes. Observe os principais detalhes que deve estar atento.

Se a carta for de rotina, não há razão para se falar a cada instante em "honra", "satisfação", "prazer" e outras palavras semelhantes.

Essas palavras, usadas freqüentemente, desgastam-se e não produzem mais o efeito desejado.

Elas devem ser reservadas para ocasiões muito especiais, para transmitir mensagens que realmente sejam motivo de honra, satisfação ou prazer etc..

-  Temos a honra de convidar V. Sas...
-  Temos o prazer de comunicar a V. Sas. a abertura...
-  Temos a satisfação de enviar-lhes...

Importante solicitações e pedidos não são favores

Depois de tanto tempo da mudança da redação, ainda hoje encontramos cartas com:

-  "Temos em mãos seu estimado favor..."
-  "Em nossa resposta a seu prezado obséquio..."

Assim falando, estamos rebaixando a qualidade de nossos produtos. Você não precisa agradecer de joelhos os pedidos recebidos.

"O começo de uma carta deve ser rápido e sem preparação. As palavras mais difíceis sempre serão as cinco primeiras porque são as que mais atraem a atenção do leitor. Delas depende continuar ou suspender a leitura. Sempre que possível, nas cinco primeiras palavras de uma carta, diga ao destinatário tudo o que ele está esperando você dizer." (José Roberto Whitaker Penteado)

Veja como obter a atenção do leitor

Primeira dica é como fazer o Inicio da carta

Devemos sempre chamar a atenção do leitor no primeiro parágrafo, para que ele continue a ler a carta, pois as primeiras impressões são as que ficam, tanto no contato pessoal como por carta.

O chamariz do primeiro parágrafo deve ser sempre breve e atrativo, pois dele dependerá o interesse do leitor em continuar ou não a ler a carta.

É evidente que maus escritores não têm lugar na organização para escrever cartas comerciais. Quem continuaria a ler uma carta com estes inícios:

- Vimos pela presente agradecer seu estimado obséquio...
- Com referência a seu estimado pedido, gostaríamos de dizer...
- Acusamos o recebimento de sua prezada carta...

Final da carta

No final da carta não há lugar para dúvidas, pois o leitor poderá perder a confiança no que está lendo. Verifique os seguintes finais tirados de cartas comerciais:

-          Se desejarem comprar os nossos produtos, aceitaremos seus pedidos com prazer.
-          Pedimos tenham um pouco de paciência para ler nossa longa carta, mas ela era necessária para mencionar todos os nossos serviços.

Esses finais contêm palavras negativas e revelam que o remetente não tem certeza do "peixe" que está vendendo.

Se você não sabe o que dizer no final de uma carta, eis a resposta para seu problema: "NÃO DIGA NADA."

Assinatura na carta comercial

A assinatura na carta comercial é muito mais importante do que se pensa. Ela serve para conferir a responsabilidade do que foi escrito.

O leitor tem o direito de saber o nome da pessoa que assinou a carta. Assim, devemos escrever o nome de modo legível, ou mencioná-lo abaixo da assinatura.

Não faça com que o leitor tenha de decifrar a assinatura de quem escreveu a carta, se desejar que a resposta seja endereçada à atenção da própria pessoa que a escreveu.

Importância da correspondência comercial

Deve-se dar vital importância à carta comercial, pois é um instrumento de trabalho de grande valor. Além de intermediar as relações cliente-empresa, é o laço que une a maior parte das transações comerciais. Ela não reflete única e exclusivamente a imagem da empresa, mas dela depende muitas vezes o bom êxito de um negócio.

Siga a estética americana, colocando a data, a saudação e o início dos parágrafos do lado esquerdo.

Se o papel for timbrado, não será preciso mencionar novamente o nome da cidade ao colocar a data.

Exemplo: 27 de fevereiro de 20...

Se o papel não for timbrado, mencione o nome da cidade.

Referência: é muito importante, inclusive para relacionar a carta de imediato.

À atenção de: também é sumamente importante colocar à atenção de alguém, quando se quer que a carta chegue às mãos da pessoa certa.

Se o destinatário ocupar um cargo, este virá depois do nome. Exemplo: SR. [Nome]

Diretor Presidente das INDS. [Nome]

[Cidade] (Estado)

Coloque o fecho da carta também do lado esquerdo: Atenciosamente.

(Nome da empresa ou da pessoa) A assinatura deverá constar entre o "Atenciosamente" e o nome.


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