O e-mail é um instrumento que surgiu com a proposta de facilitar a vida das
pessoas e a resolução de negócios. No entanto, ao invés de cumprir com sua
proposta, ele pode gerar muita confusão.
Isso porque, devido à falta de contato pessoal, pode-se interpretar de diversas
maneiras aquilo que se pretende dizer, o que pode gerar conflitos
desnecessários. Para que isso não aconteça, é preciso tomar cuidado com o que se
está escrevendo.
Linguagem adequada
Você deve escrever tudo aquilo que for necessário, mas de maneira simples e
concisa. Nada de redundâncias ou figuras de linguagem. Piadas e ditados
populares, então, nem pensar em escrever, já que, além de um possível não
entendimento, você deve ter em mente que está trabalhando.
Uma dica bastante importante aqui é: depois de escrever releia o e-mail. Afinal,
você pode querer ser duro, mas na verdade está muito suave, ou então foi muito
rude em um momento desnecessário.
Qual o seu objetivo?
Ao escrever o e-mail, pense se está comunicando de maneira correta o que
pretende. Se precisar de muitas explicações, dê espaço entre os parágrafos, o
que é fundamental quando se escreve no computador, onde não há acompanhamento de
linhas.
Se o assunto for muito complicado, não dispense o uso do telefone, nem que seja
para gastar mais. Isso porque na ocasião de um erro você iria ter que ligar para
esclarecimentos mesmo, então já acelere o processo e não perda tempo.
Cuidado com o que diz
Um cliente não gosta de ser mal-tratado nem mesmo de respostas curtas e
grossas. Além disso, você depende dele. Então, se não conseguiu dizer aquilo que
queria ou houve algum mal entendido, mesmo que ele não tenha sido educado, você
deverá ser. Afinal, quem se equivocou no modo de se comunicar foi exatamente
você. Nestes casos, é importante formalizar, mas não exagerar, já que o e-mail
pode ficar abarrotado e sem informações importantes.
Depois de escrito o e-mail, cheque os erros de português, os quais também podem
causar conflitos, além de dar uma imagem ruim a você. Você cumpriu seu objetivo?
O texto não tem dupla interpretação? Caso a resposta seja positiva, aperte
"enviar"!