Carreira / Emprego - A arte de mexer no time sem sair de campo 

Seja porque o craque está cansado ou porque o técnico adversário mudou os jogadores de posição, o gestor competente pode e deve ter coragem de realizar mudanças.

Talvez pareça contraditório, mas a revisão e a melhoria de processos, que constituem um dos pilares dos Advisory Services, são inerentes ao bom processo em si. E, uma vez que suas finalidades – melhoria de fluxo, ganho de eficiência e barateamento – são aspirações comuns a todo tipo de organização, a revisão de processos pode e deve ser incorporada à gestão de todas as empresas, independente de porte ou segmento.

Em uma grande indústria ou numa pequena loja, em uma entidade beneficente ou numa instituição financeira de grande porte, prevalece sempre uma dinâmica parecida: primeiro, as atividades se desenrolam num ambiente em que diferentes áreas e departamentos interagem, de maneira nem sempre alinhada ou integrada; segundo, as mudanças e inovações costumam ser recebidas com desconfiança.

Por isso, nas empresas e entidades em que a revisão de processos é uma novidade, o trabalho requer um verdadeiro aculturamento. Nessas situações, costumam se revelar casos peculiares, como o do gerente de área que mantém seus controles em planilhas de Excell guardadas em seus arquivos pessoais, em vez de compartilhar tais informações nos diretórios comuns; ou o do estagiário que “responde” por um determinado setor, gerando distorções de função e comprometendo a qualidade e a credibilidade do trabalho final.

Controlar as expectativas do alto escalão, que tende a esperar resultados muito rápidos, é outro grande desafio. Afinal, nem sempre é possível atender a essa expectativa, em virtude do próprio ritmo da equipe, que precisa ser preparada para lidar com uma realidade diferente.

Porém, o mais importante de tudo é saber cativar o time de tal modo que ele interprete a presença do consultor externo como algo positivo, e não como uma ameaça ou como sinônimo de “mais trabalho e mais problemas”. Criar essa sinergia favorece a conquista de bons resultados, porque é junto das pessoas que atuam no dia-a-dia que se pode identificar os pontos nevrálgicos da organização, analisar custos e benefícios de diferentes metodologias (desse modo, evitam-se erros como o de implantar ferramentas caras e complexas que seriam sub-aproveitadas) e perceber quais são os caminhos mais promissores a seguir. Muitas vezes, o processo de revisão funciona como catalisador das necessidades que estão em curso.

Enfim, revisar e melhorar processos requer olho clínico e habilidade para aprimorar o que está sendo bem feito, e também para detectar riscos de fraude, lacunas na segurança e fatores que podem acarretar ineficiência, levar à perda de oportunidades ou atrapalhar a conquista dos objetivos almejados. E o campo de possibilidades de atuação é infinito: áreas de administração, finanças, controladoria, tecnologia da informação, gestão de estoques... Tudo é passível de aperfeiçoamento!

E, seja feita por uma equipe interna, por um time misto ou por especialistas terceirizados, a revisão e a melhoria de processos devem obedecer a três etapas fundamentais: a identificação e o mapeamento dos controles e riscos, a apresentação das propostas de solução, o que inclui o delineamento de um novo fluxograma, e a efetiva implantação do que foi definido.

É nesta última fase que o envolvimento integral – de funcionários, diretores e todos aqueles que participam do dia-a-dia da empresa – será mais sentido. Aqueles que participaram das discussões, da elaboração dos diagnósticos e do delineamento das soluções tendem a dar uma resposta melhor, pois quando as pessoas têm a percepção de que ajudaram a construir as mudanças, resistem menos a elas.