Muitas vezes, as empresas reclamam que não podem investir na área de
comunicação interna. No entanto, algumas ações simples podem ser adotadas e com
custo baixíssimo. Um exemplo são as reuniões que podem ser promovidas pelas
lideranças regularmente junto com suas equipes. Confira abaixo algumas dicas
para tornar esses encontros mais produtivos.
1 - Faça uma pauta prévia sobre os assuntos que serão
abordados na reunião com sua equipe, isso evitará que algum tema relevante seja
esquecido.
2 - É importante que as reuniões sejam periódicas -
semanais, quinzenais e até mensais. No entanto, se algum fato relevante ocorrer
na organização nada o impede de promover um encontro "extra", pois determinadas
informações devem ser comunicadas rapidamente pelo gestor, antes que a "rádio
peão" o faça.
3 - Determine um horário para os encontros como, por
exemplo, no início ou no final do expediente.
4 - Estabelecer um cronograma para os encontros - abertura,
comunicados e encerramento dará dinamismo aos assuntos que serão abordados. É
aconselhável que também seja definido um tempo de duração para a reunião. Há
empresas que promovem encontros produtivos com duração de 15 a 20 minutos.
Encontros demorados podem tornar-se cansativos e dispersar a atenção dos
participantes.
5 - Mesmo que as reuniões tenham datas definidas, não custa
lembrar aos colaboradores o dia e o horário do próximo encontro. Isso pode ser
feito por e-mail ou através de um mural do setor.
6 - Como se trata de uma reunião promovida entre o gestor e
sua equipe, a mesma pode ocorrer no próprio setor.
7 - Muitas vezes, quando uma reunião é interrompida perde-se
o "fio da meada". Por essa razão, peça aos colaboradores que deixem os celulares
no silencioso ou na caixa postal. Afinal, o encontro não será demorado e se eles
receberem alguma ligação poderão retorno em um breve período.
8 - Imprevistos ocorrem com qualquer pessoa. Se isso ocorrer
e a reunião tiver que ser cancelada, comunique à sua equipe.
9 - Designe ou pergunte se alguém deseja secretariar a
reunião. A pessoa ficará responsável por anotar os assuntos abordados e as
decisões que foram tomadas no encontro.
10 - Abra um espaço, para que os colaboradores expressem
suas opiniões, principalmente diante das decisões que serão implantadas.
Solicite que as pessoas tragam para o próximo encontro, sugestões de temas que
podem ser incluídos em reuniões futuras. Isso tornará o processo de comunicação
democrático e não unilateral - focado unicamente na visão do gestor. Quando isso
ocorre, os profissionais sentem-se valorizados e, de fato, membros da equipe.
11 - Depois que a pauta for elaborada, leia a mesma com
atenção. Isso permitirá que você acrescente alguma informação relevante. Em
seguida, distribua a mesma com sua equipe seja através de e-mail ou mesmo deixe
a mesma disponível no mural do setor. Caso alguém tenha faltado à reunião,
saberá o que ocorreu.
12 - Ao final da reunião, não esqueça de perguntar se alguém
tem algo a mais a acrescentar sobre o que foi apresentado na reunião. E é claro,
agradeça a presença e a participação de todos os presentes.