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Negócios / Empreendedorismo - Como funciona a formação de uma identidade de negócio  

Data: 21/10/2008

 
 

Aqueles que têm seus próprios negócios sabem que é importante o cliente reconhecer o nome e o logotipo de seu negócio. Contudo, você sabia que quanto mais clara a identidade de seu negócio, mais chances ele tem de sobreviver ou prosperar? Para que a identidade seja clara para seus clientes, ela tem de ser única e consistentemente exibida em cada aspecto de seu negócio. As pessoas são altamente afetadas pelos elementos visuais. Lembra do provérbio popular uma "foto vale mais que mil palavras"? É por isso que usar uma imagem visual consistente é tão importante para os negócios. No mercado congestionado de hoje, ter um senso de coesão em relação aos negócios, ao que você faz, ao que você é e à sua cultura é muito importante.

Estabelecer uma identidade clara e memorável é o primeiro e provavelmente o mais fácil dos passos que você vai dar. A parte difícil é manter a consistência da identidade, especialmente quando seus negócios começam a crescer.

Neste artigo, vamos falar sobre o trabalho envolvido no estabelecimento de uma identidade de negócio, mas vamos nos concentrar principalmente na estruturação das diretrizes escritas para assegurar que a imagem exibida ao público seja consistente.

Qual é a sua posição?

Se você ler o nosso artigo "Construindo seu plano de marketing" provavelmente vai ter uma idéia do que é posicionamento. Nesse artigo declaramos que o posicionamento é a percepção que o seu público-alvo tem de seu produto. Planejar o posicionamento de seu produto deve envolver levar em consideração questões como a concorrência e como os produtos dela são vistos, as necessidades e desejos do seu público-alvo e o elemento místico ou dramático que seu produto ou serviço naturalmente tem sobre ele.

Em mercados lotados é muito importante posicionar seu produto adequadamente. Pense nas mensagens publicitárias com as quais seu público é bombardeado todos os dias. Para se sobressair, seu produto tem de ter uma posição clara na mente das pessoas. Mas como você atinge o posicionamento para o seu produto?

Primeiro, você tem de determinar um posicionamento amplo. Isto significa determinar se seu produto deve cair em um nicho, ser um líder de baixo custo ou um produto diferenciado. Estes são os caminhos diferentes de cada estratégia e levarão você em diferentes direções quando você sintonizar bem a sua mensagem. Pense nas qualidades de seu produto, seus pontos fortes e fracos, as oportunidades que você descobriu, o preço que você considerou e seu mercado-alvo para determinar que posição ampla será tomada.

Depois, você tem de determinar um posicionamento específico. Isto pode ser baseado em uma determinada qualidade ou benefício de seu produto tal como a facilidade de uso, durabilidade, confiabilidade, segurança, conveniência, etc. Em alguns casos você pode até mesmo posicionar seu produto baseado em duas qualidades. Por exemplo, pense em um Volvo. Segurança e durabilidade são suas posições principal e secundária.

Slogans e afirmações de posicionamento

Uma vez que você tiver uma posição específica desenvolvida que se ajuste ao seu negócio, seu produto, seus objetivos e às necessidades de seu cliente, transforme essa posição em uma única afirmação que possa ser usada com o seu logotipo em tudo o que seja gerado de seu negócio. Parece difícil? Claro que é. Você tem que ser criativo e geralmente conseguir ajuda externa como a de uma empresa de relações públicas ou agência de publicidade. Esta é uma boa idéia porque eles são novos olhos vendo o seu negócio provavelmente como os seus clientes o vêem. Ou, pelo menos conseguir um consenso da família, amigos, associados e seus funcionários. Fale com o maior número de pessoas que puder.

Seu slogan é algo que você não vai mudar. Vai ser usado em mensagens publicitárias, em itens promocionais, pôsters, banners, sua página na Internet. Tome a decisão correta desde o começo e fique com ela.

Cultura de negócio

Criar uma cultura de negócio também é essencial para estabelecer sua identidade como empresa. Uma cultura de negócio reune a experiência total, significando a visão e missão da sua empresa. A cultura tem de ser comunicada e integrada com seu estilo e imagem. Sua visão e missão não devem apenas ter relação com sua posição, mas também devem ditar a maneira como comunica quem você é para seus clientes.

Declaração de visão

Uma declaração de visão é uma imagem de sucesso do negócio formada em termos de sua contribuição à sociedade. É uma declaração mais derivada da emoção que revela uma imagem visual do destino da empresa. É o sonho que fez tudo virar realidade. Talvez você tenha visto um problema e sua visão é a solução para o tal problema. Sua visão é o produto final. Por exemplo, uma visão de arquiteto é o produto final de seu projeto. A visão de um artista é a arte final que ele cria.

Igualmente, a visão de seu negócio é o objetivo perfeito do que você está tentando realizar ou como está tentando alterar o cenário atual em seu mercado para melhorá-lo.

Abaixo, alguns exemplos de declarações de visão de empresa.

  • Do departamento de educação do Estado.
    Cada escola será o exemplo de uma comunidade de virtude na qual cuidado, justiça, integridade, respeito, responsabilidade, lealdade e aprendizado de serviço são regularmente esperados, modelados, ensinados e celebrados como parte integral do curriculum e funcionamento diário da escola. Trabalhando em conjunto com a família e comunidade, estas práticas resultam na realização do aperfeiçoamento do estudante, segurança, ambiente escolar pacífico e cidadãos que são membros contribuintes da sociedade.
     
  • Da Associação Americana de Condicional e Sursis.
    Vemos uma sociedade clara, justa e segura na qual as parcerias da comunidade estão restaurando a esperança ao adotar um equilíbrio de prevenção, intervenção e proteção.
     
  • De uma cadeia de hotéis.
    Ser uma empresa hoteleira de primeira, superar os padrões da indústria através da inovação e excelência dos membros da equipe, assegurando a satisfação de nossos hóspedes e acionistas.

Declaração de missão

Uma declaração de missão é definida como as diretrizes do negócio que declaram quais são os objetivos da empresa, os seus valores e para onde eles estão voltados. A declaração de missão define o plano geral da empresa de uma maneira interessante e suscinta com um tom que reflete o tom do próprio negócio. Ela deve responder questões como:

  1. Quais as necessidades que direcionam o negócio? Ou, qual é o propósito do negócio?
  2. Como o negócio direciona estas necessidades?
  3. Quais são os princípios e crenças que guiam como a empresa direciona a necessidade?

Veja alguns exemplos de declarações de missão

  • De uma empresa de assistência médica residencial
    "Para melhorar a qualidade de vida de seus clientes."
     
  • De uma organização big brother/big sister.
    "Fazer uma diferença positiva na vida de crianças e jovens, primeiramente através de uma relação apoiada profissionalmente por um adulto e assisti-los na realização de seu alto potencial enquanto eles crescem para se tornarem confiantes, competentes e solidários, gerando voluntários comprometidos, liderança nacional e padrões de excelência."

Marca do empregador

A marca do empregador é a imagem que sua empresa exibe a funcionários em potencial e constrói com os funcionários uma vez que são contratados. Muito da marca do empregador vai se sobrepor à identidade corporativa. Na verdade, de acordo com uma pesquisa da The Conference Board Inc., Nova Iorque, os objetivos de marca corporativa e de marca do empregador têm uma sobreposição significante em cerca de 90% de todas as empresas.

A marca do empregador ajuda os funcionários a incorporar os valores e objetivos da empresa. Criando um sentimento unificado entre seus funcionários, você pode comunicar com mais eficácia aquela mesma mensagem para seus clientes. A marca efetiva do empregador também promove um bom serviço ao cliente e uma mensagem consistente por toda a empresa.

Este artigo deve dar a você algumas idéias sobre o que sua identidade de negócios pode ser, ou pelo menos como dar cada passo para determinar as informações que você precisa para definir sua identidade de negócio. Agora vamos falar sobre como colocar as informações no papel, diretrizes por escrito que serão utilizadas por você e seus funcionários para ajudar a atingir a consistência da imagem da sua empresa exibida para o público. Afinal, você não quer desperdiçar todo o tempo e esforço gastos em alcançar a posição de sua empresa permitindo que uma confusão de imagens chegue até seus clientes.

Diretrizes escritas

Mesmo que sua empresa seja pequena, faz sentido escrever diretrizes sobre como usar e exibir sua identidade de negócio. Lembre-se da importância de uma "aparência" consistente. Isto significa estabelecer um documento de diretrizes com informações como:

  • uso do logotipo;
  • uso do material de escritório;
  • placas e letreiros;
  • material de marketing;
  • materiais de apresentação;
  • materiais de publicidade;
  • embalagem dos produtos.
Este documento deve ser detalhado e cobrir cada área necessária ao seu negócio. Por exemplo, se você tiver filiais que devem desenvolver seu próprio material de marketing, provavelmente dar a elas as diretrizes do logotipo não é suficiente. Você também deve ter um modelo ou guia de layout, diretrizes para textos escritos, paleta de cores, tipo de papel que utilizará e possivelmente até mesmo gráficas escolhidas.

Mesmo se você ainda não tem vários escritórios de filiais, você deve desenvolver este documento como se tivesse. Isto dará um padrão de qualidade e uma aparência para seu negócio e para seus materiais que pode ser uma referência para você mesmo. Você provavelmente vai descobrir que é difícil lembrar como algo foi feito um ano atrás. Se tiver este documento, basta recorrer a ele e saber se você está dentro de suas diretrizes.

Vamos seguir com as informações e os detalhes que você deve incluir em seu documento.

A "aparência"

Como manter a aparência de seu negócio consistente através de diferentes mídias? Há vários elementos de projeto que desempenham um papel crítico em ajudá-lo a fazer isso.

Logotipo

Antes de tudo, o logotipo de sua empresa tem de permanecer consistentemente exibido em cores, tamanho e relações de espaço com os elementos ao redor dele.

Escolha de cores

A cor pode ser padronizada por meio de um sistema de cores tal como o Sistema de Combinação Pantone (PMS). A impressora que você selecionar vai usar uma cor de tinta específica do PMS designada por você e o designer de seu logotipo. Usando estas cores de tinta PMS, você pode ter certeza de que seu logotipo terá uma cor consistente em todos os materiais e documentos.

Veja aqui um exemplo de algumas cores do Pantone e como o seu sistema numérico funciona:

É claro que existem muito mais cores do que estas exibidas aqui. Sua gráfica ou designer deve ter um quadro de cor impresso que você pode olhar para determinar a cor exata que deseja usar. É difícil selecionar uma cor específica somente vendo-a na tela do computador. Porque os monitores variam muito a exibição de cores, peça para ver uma amostra impressa para ter certeza.

Tintas de impressão
Por que as tintas de impressoras são comumente transparentes, o papel que você usa para sua literatura e material de escritório também afetará o resultado final da cor. Mesmo uma cor sutil por baixo alterará a cor do logotipo. Verifique com a gráfica se a cor pode ser afetada antes de imprimir muito material. Você também deve consultar a gráfica ou o seu designer sobre as mudanças de cores na impressão que utiliza o processo de separação de cores e na impressão que utiliza o processo de impressão spot color (impressão com cores especiais). Imprimir um folheto em cor cheia (ou 4 cores) significa que todas as cores são produzidas pela combinação de tintas ciano, magenta, amarelo e preto. Geralmente isto produz uma cor levemente diferente da sua cor de tinta PMS usual. Sua gráfica ou designer também deve ter um quadro de cores impressas para mostrar como a sua seleção de cores PMS será impressa com separação de cores. Se a diferença for muito grande, você pode acrescentar cores especiais ao trabalho de impressão, tornando-o um trabalho de 5 cores e não de 4. Você vai pagar mais por isto, mas se a diferença de cor for grande, vale a pena.

 

Versões em branco e preto

Você precisa se certificar de que seu logotipo será tão bem impresso em preto e branco quanto em cores. Se você sabe que o logotipo será enviado por fax e copiado em máquinas copiadoras, então também tenha certeza de que ainda assim ele ficará bom. Você pode precisar de variações do logotipo para usar nestes de documentos. Isto é algo que deve ser desenvolvido para muitos de seus documentos como papéis timbrados, formulários, etc.

Fundo

Você deve dar as orientações quanto ao posicionamento do seu logotipo sobre fundos padronizados ou coloridos. O fundo pode prejudicar consideravelmente a aparência e o impacto do logotipo e deve ser limitado ao branco (ou o que você achar melhor).

Variações do logotipo

Algumas vezes é necessário reverter seu logotipo para imprimi-lo em um fundo escuro. Por exemplo, se você fizer camisas da empresa, você pode querer usar cores escuras que vão requerer o logotipo em branco. Certifique-se de ter versões reversas de seu logotipo especialmente para estes usos. Às vezes, o processo de reversão muda certos elementos do logotipo, como áreas sombreadas e degradês. Criando estas versões inicialmente, você as terá definidas em um formato usável desde o começo e pode cuidar destas mudanças sem pressa para que você não tenha surpresas no caso de algum evento especial.

Considerações de tamanho e espaço

Defina os tamanhos mínimo e máximo dos logotipos que serão usados em materiais e documentos comuns. Geralmente o logotipo é reduzido para caber em determinados espaços e acaba ficando ilegível no documento final. Isto cria uma imagem ruim que fica pior se o documento é enviado por fax ou fotocopiado.

Além do tamanho, também é importante ajustar os requerimentos de espaço ao redor de seu logotipo. Veja os exemplos abaixo para entender o que queremos dizer. O documento à direita polui o logotipo e não tem uma aparência profissional.

Ilustre em suas diretrizes o espaço em branco requerido ao redor do logotipo. Isto vai garantir que o logotipo tenha o impacto e a aparência que você trabalhou tanto para desenvolver. Estes exemplos mostram como isto pode ser ilustrado.


 

Usos incorretos do logotipo

Defina uma página de exemplo de usos incorretos do logotipo. Isto é de extrema importância se você tem outras filiais que possam estar criando seu próprio material. Disponibilizar uma versão eletrônica de seu logotipo para os outros pode ser útil ou prejudicial.

Exemplos de uso incorreto incluem cores inadequadas, alongamento, achatamento ou outras distorções. Veja alguns exemplos.


 

Instruções para usar arquivos do logotipo

É uma boa idéia ter instruções sobre como usar os arquivos eletrônicos do logotipo. Se você disponibilizar o logotipo eletronicamente para seus funcionários, provavelmente ouvirá muitas dúvidas sobre como usá-lo. A primeira coisa que você vai ouvir será: "Não consigo abrir o logotipo". Este sempre será o caso a menos que seus funcionários tenham programas gráficos que possam ler os formatos do arquivo do logotipo. Mais provavelmente você vai ter o formato .pcx ou .bmp para uso diário no Word. Seus funcionários vão precisar saber que, para usar tais arquivos, ele precisam "colocar" ou "inserir" o arquivo do logotipo como um arquivo gráfico ou clip-art no documento na posição onde querem que ele apareça.

Por exemplo, no Word da Microsoft para colocar um arquivo de logotipo .pcx em um documento, você simplesmente precisa abrir o menu "Inserir" e selecionar "Figura" para que uma caixa pop-up apareça e peça o tipo de arquivo. Lá, basta selecionar "do arquivo" e então direcionar exatamente para o local do arquivo na HD. Isto insere uma cópia escalável do gráfico do logotipo em sua página.

Outros formatos de arquivo do logotipo devem estar disponíveis. Por exemplo, sua gráfica ou designer vai precisar do logotipo em um formato .eps (encapsulated postscript) ou em um formato .tif. Seu web designer vai usar um formato .jpg ou .gif. Você também pode querer disponibilizar seu logotipo em formatos .gif e .jpg para seus funcionários usarem em apresentações de computador. Estes arquivos são projetados para uso na tela e geralmente seu tamanho é menor.

Fontes

Um elemento que pode ter quase tanto impacto quanto o logotipo no reconhecimento de seu negócio, é o tipo de fonte usado em seu material de markering, documentos e outros impressos. Selecione uma família de fonte padrão e use-a consistentemente em todos os documentos. Isso tem um efeito cumulativo em como seus clientes reconhecem e percebem sua empresa. Este nível de atenção aos detalhes contribui tanto para o reconhecimento como para a percepção da imagem de sua empresa, além do profissionalismo que sua empresa demonstra ao público.


 
Assim como você fez com as diretrizes para o logotipo, também precisará definir diretrizes para as fontes que a empresa vai usar, além de como e onde cada estilo será usado. Veja aqui um exemplo de como você pode definir a fonte padrão e as diretrizes para o seu uso.

Certifique-se de também ter regras contra alterações nas fontes exatamente como você fez com o logotipo. Isso incluiria restrições como mudança de largura (a largura real da letra) ou kerning (o espaçamento entre as letras) da fonte ou o uso de espaços irregulares entre as linhas do texto. Todas essas coisas afetam a aparência do documento.

Paleta de cores

As cores que sua empresa usa obviamente serão ditadas pelas cores que você vai usar no logotipo. Contudo, deve haver cores adicionais selecionadas para uso em mídia e documentação que possam suportá-las. Selecionar uma paleta de cores para sua empresa usar garante que as matizes e sombras das cores usadas complementam as cores do logotipo.

Se sua empresa tem divisões ou áreas de negócios diferentes, você pode até mesmo definir uma cor padrão para cada uma delas para estabelecer um tipo de subidentidade para elas.

Lembre-se de considerar as emoções que as diferentes cores evocam e faça sua seleção adequadamente. Por exemplo, verde tem um efeito calmante, enquanto o vermelho tem um efeito mais intenso e excitante. O azul tende a trazer um sentimento mais sóbrio e contemplativo, enquanto o roxo leva a algo magnificente, nobre e até mesmo místico. O amarelo e o laranja induzem mais sentimentos de alegria, energia e disposição. Ainda que estas associações não sejam absolutas, elas podem ser usadas como um tipo de guia para a seleção de cores.


 
Alguns exemplos de combinações de cores que podem funcionar são mostrados à direita. Use sua imaginação quando pensar nas cores que serão utilizadas. Muitas destas combinações de cores podem não ser algo que você considere funcional, mas quando usadas em materiais ou em apresentações de marketing, elas podem criar um bom impacto e uma imagem profissional.

Papel

O papel no qual seu material de escritório, cartões de visita, brochuras e outros materiais são impressos também tem um impacto. Você deve fazer sua seleção de papel baseado na cor, textura e peso, bem como no custo. Tenha em mente que se você escolher uma cor sem ser o branco, suas tintas de impressão também serão alteradas. Outra coisa para se ter em mente é que toda a matéria-prima branca não é exatamente igual. Há vários níveis de brilho para a matéria-prima branca. Geralmente, quanto mais brilhante a matéria-prima, maior a qualidade e também o preço. Isto nem sempre é verdade, mas pode ser observado.

Há muitos produtores de papel e centenas de estilos de papel. Visite uma gráfica e veja seu livro de amostras para ter uma idéia do que você quer. Ou, se você usar os serviços de um designer para desenhar seu material e identidade, provavelmente ele também terá algumas boas sugestões e amostras para você ver.

Os papéis estão disponíveis em muitos pesos diferentes dentro da mesma família de estilo e cor. Também pode haver variações de graduação dentro de uma família específica de textura. Isto pode funcionar bem para diferenciar os vários segmentos de seu negócio, como mencionamos acima na seção de paleta de cores.

Depois de determinar as matérias-primas e pesos que você quer usar para o seu material, você deve ter certeza de identificar estes estilos nas diretrizes de identidade que você colocou no papel. Se você tem uma empresa pequena, isto vai ajudá-lo a manter o estilo sem perder a consistência quando precisar de reimpressões. Em muitos casos, a gráfica vai manter um registro do que você usou anteriormente, mas não dependa apenas deles para manter os registros dos detalhes. Se você tem outras filiais, detalhar estas informações em suas diretrizes escritas vai dar a eles as informações necessárias para que possam imprimir seu próprio material.

Agora, vamos mudar para o projeto de seu material de escritório e como você pode manter a consistência da aparência através de todos os seus documentos.

Material de escritório

O material de escritório de seu negócio consiste em papéis timbrados e matéria-prima associada não impressa para páginas adicionais, etiquetas para correspondência e envios, blocos de anotações, cartões de visita e muito mais. Cada um destes documentos deve ser projetado com um layout consistente, ou seja, eles devem ter a mesma "aparência".

Em suas diretrizes, mostre exemplos de cada um deles e determine padrões para como eles devem e não devem ser usados. Por exemplo, você pode querer limitar o uso de seu papel timbrado para correspondência sem relação com os negócios, ou pode querer mostrar exatamente como as cartas ou relatórios devem ser formatados. (Falamos sobre determinar modelos de padrão e documentos abaixo.)

Você deve informar como cada item impresso deve ser usado. Por exemplo, se você tem um bloco de anotação da empresa, você pode querer descrever o tipo de coisas para as quais deve ser usado, tal como convites, notas de agradecimentos ou outros tipos de comunicações com os clientes.

Criando modelos

A criação de modelos de documento para coisas como cartas, memorandos, relatórios, propostas e apresentações, pode garantir um nível mais alto de consistência para tudo o que sai do seu escritório e chega ao cliente. Um modelo é simplesmente um arquivo em branco formatado que tem estilos fixos que podem ser usados para cada seção do documento. Para os relatórios ou propostas que têm muitas seções similares, introduções padrão ou áreas que não mudam, você pode criar um tipo de documento padrão que tenha estes elementos já inseridos corretamente.

Estes documentos devem ser salvos como "modelos" em "salvar" "opções" em seu software. Salvando-os como modelos ao invés de apenas como documentos comuns, você protege o documento original. Quando você abre um modelo obtém um novo documento sem título que é baseado no original. É muito fácil esquecer e renomear um novo documento ou escrever sobre o original se você não estiver usando um modelo!

Mestres eletrônicos formatados

Outros itens padrão impressos incluem as folhas de exemplos de fax, memorandos e formulários do escritório. Estes documentos podem ser configurados tanto no Word ou convertidos em arquivos PDF (Formato de Documento Portátil do Adobe) que continuam a manter a exata formatação que você definiu. Os documentos PDF não podem ser alterados sem o software Adobe Acrobat, mas podem ser lidos e impressos com o software Acrobat Reader gratuito. Este software pode ser baixado do site da Web da Adobe. Se você não tem um Adobre Acrobat para criar estes documentos, verifique com seu fabricante de software ou com a Adobe sobre exportar os documentos de seu programa existente para o formato PDF. Isto pode ser tão simples quanto salvar o arquivo como "PDF" ou selecionar uma opção PDF sob o comando "imprimir".

Crie uma biblioteca de documentos

É sempre útil ter um diretório estabelecido em sua rede ou intranet (se você tiver uma), ou simplesmente um disquete ou CD-ROM contendo arquivos eletrônicos, mestres formatados e modelos de documentos para ser usados por você e seus funcionários. Se você tem uma página na Internet, você pode ter uma página sem link ou "oculta" que contém os links para o download destes documentos. Configurando desta forma, você pode facilmente manter os documentos atualizados quando atualizar sua página na Internet. Para evitar que os visitantes entrem na página, você pode determinar uma senha para proteger a página. Seu webmaster pode fazer isso facilmente.

Independentemente de como você distribui estes documentos, é importante ter certeza de tê-los configurado corretamente e que você e seus funcionários saibam como usá-los. Portanto, dentro dessa biblioteca é bom ter arquivos explicando "Como usar os arquivos eletrônicos do logotipo", "Como usar os modelos de documentos" e "Como usar os documentos mestre". Você pode até mesmo ter uma cópia de suas Diretrizes de Identidade disponível para download.

Há também a opção de colocar as diretrizes escritas diretamente em sua página na Internet com links para baixar os documentos, modelos e logotipos.

Materiais de marketing e secundários

Seu material de marketing provavelmente tem o maior impacto no reconhecimento e imagem do seu negócio. Se for impresso, transmitido ou um stand de feira, ele deve ter uma aparência consistente com tudo o mais que você está usando. Um designer pode ajudar a determinar os projetos iniciais, mas no caso de o designer não estar por perto, você também vai querer saber como os novos materiais devem ser determinados para combinar com os outros.

Todos os padrões de que falamos anteriormente, tais como fontes, cores, papel, etc. também são transferidos para o seu material de marketing. Se você tiver filiais que preparam seu próprio material, pelo menos terá as diretrizes para as suas gráficas e designers.

Folhas pré-impressas informais

Se seus funcionários têm necessidade por quantidades pequenas de "folhetos" personalizados, pode ser útil ter modelos configurados para que eles possam inserir texto e criar documentos customizados e com aparência profissional em segundos. Estes documentos podem ser impressos via impressora a laser em um papel pré-impresso branco. As informações pré-impressas na folha pode ser simplesmente o logotipo da empresa e alguns elementos gráficos que puxam a folha para o padrão da aparência dos outros materiais da empresa. Este método tem um bom custo/benefício para produzir materiais de marketing rápidos e baratos. As folhas pré-impressas podem ser impressas em grande quantidade e distribuídas para serem usadas por todos dentro da empresa. A chave é o uso dos arquivos modelos para que o produto final tenha a mesma formatação de texto e aparência do restante do material. Espaçamentos e fontes são muito importantes.

Instruções claras devem ser incluídas em suas diretrizes escritas destacando o uso adequado das folhas soltas e como produzi-las em vários softwares. Você também deve definir as diretrizes sobre quando as quantidades produzidas deixam de ser "pequenas" e devem ser impressas profissionalmente. A maioria da prensas offset não tem problema de fazer a impressão final neste tipo de papel pré-impresso. Na verdade, você deve usar esta técnica de pré-impressão para outros tipos de necessidade de literatura. Use sua imaginação É um bom modo de conseguir mais cor em seus materiais a um custo mais baixo.

Itens promocionais

Provavelmente, você vai pedir todos os itens promocionais como canetas impressas, canecas, bloco de anotações, etc, de uma fonte central e estocá-los até que precise ou distribuí-los entre suas filiais (se você tem várias filiais). Isto é outro aspecto que precisa de diretrizes para o caso de outras pessoas fazerem seus próprios pedidos de novos itens. Se você vai ter vários funcionários ou filiais solicitando seus próprios itens de brindes para feiras ou eventos especiais, então é importante definir alguns limites. Estes catálogos fazem você pensar na necessidade desses materiais.

Primeiro, monte uma lista de itens aprovados com o nível de descrição que você considera necessário para limitar os itens que você quer aprovar.

Segundo, crie diretrizes gráficas para como o logotipo deve ser colocado em cada item e como pode ser alterado. Lembre-se do exemplo que usamos sobre as camisas com logotipo. Se você tiver que reverter o logotipo, pelo menos pode se sentir confortável com a aparência dele.

Terceiro, defina um sistema de aprovação que garanta que você tenha a última palavra sobre o desenho final. Isto pode parecer meio extremo, mas lembre-se de que alguns itens de "brinde" podem ser tão malfeitos que não merecem o seu logotipo estampado neles.

Anúncios impressos

Anúncios impressos de sua empresa em jornais, revistas, boletim informativo ou outra mídia também deve ter um design estabelecido e estritamente seguido. Determine layouts para vários tamanhos e formatos de anúncios que seguem o mesmo design. Veja abaixo um exemplo de algumas especificações que você pode querer incluir.

Defina as diretrizes para cada tamanho e formato de anúncio que você espera precisar. Como a maioria das mídias impressas vai ter seu próprio tamanho de anúncio específico, você não vai precisar definir um anúncio padrão que possa ser usado em qualquer lugar. Se o fizer, cuidado com as publicações que dizem que podem alterar o anúncio para você, pode acabar com uma versão achatada ou esticada do original! Tenha uma nova definição do anúncio para o tamanho especificado sempre que possível.

Informativo de imprensa

Apesar de não ser tão importante no layout como o conteúdo, seu informativo de imprensa deve pelo menos seguir um formato padrão com a data de publicação, informações de contato e o assunto claramente indicado no alto da página. Vamos falar mais sobre os guias de estilo e voz para o texto escrito mais adiante.

Embalagem dos produtos

Isto pode estar começando a parecer um disco quebrado, mas ... sim, a embalagem de seu produto não deve se distanciar drasticamente da imagem estabelecida para o restante da empresa. É possível que a embalagem seja a única coisa que alguns cliente jamais verão da "aparência" da sua empresa. Se este for o caso, ela vai depender, é claro, do tipo de negócio que você tem. Preste bastante atenção na consistência da aparência e do projeto de sua embalagem.

Não desvie da paleta de cores, embora você possa acabar tendo de ampliá-la se tiver uma ampla linha de produtos. Mas pelo menos selecione as cores sabiamente e assegure-se de que elas complementam as outras cores padrão. Depois, certifique-se de que a literatura de apoio e os anúncios para estes produtos usam as mesmas cores. A cor é uma parte bem notável de nosso mundo. Pesquisas mostram que o uso consistente de uma cor no marketing de um produto tem um impacto significante na distribuição de um produto.

Apresentações

É uma boa idéia ter modelos de apresentações definidos para que os funcionários possam usar em apresentações de vendas, treinamentos ou outras necessidades. Estes modelos podem fazer parte de sua biblioteca de modelos, documentos e arquivos-mestre.

Fotos, arte e imagens

Outra peça importante do quebra-cabeça de imagens são as fotos e a arte que acompanham quase todas as peças de literatura, apresentações e outras mídias. Assumindo que você use irrestritamente essas fotos e imagens, recomendamos que elas também façam parte de sua "biblioteca" para que os funcionários possam usá-las quando precisarem. Novamente, as instruções necessárias sobre a utilização da imagem serão fornecidas juntamente com as restrições de uso, como alterações ou mal uso.

Você pode ter uma lista extensa de documentos e materiais sobre os quais precisará escrever diretrizes, mas fazer isso vai garantir a qualidade dos seus papéis que circulam por aí.

Questões de propriedade

As placas/letreiros e outros atributos físicos que anunciam a localização do seu negócio fazem parte de outra área importante que deve permanecer consistente quanto à aparência e imagem. Particularmente, se você tiver mais do que uma filial, precisará garantir que cada uma delas tenha uma aparência consistente. Algumas grandes cadeias de lojas como a Toys 'R Us e outras garantem que cada loja seja montada da mesma maneira para que os clientes possam rapidamente encontrar o que estão procurando, independentemente da filial onde estejam. Isto requer muito planejamento e atenção aos detalhes. Você pode fazer isto também, mesmo não tendo muitas filiais em cada Estado!

Placas/letreiros internos e externos

Se você tiver uma única filial, provavelmente não precisa se preocupar muito com o layout, cores e projetos das placas e letreiros de sua empresa, além de se certificar que eles acompanhem sua "imagem" estabelecida.

Se você tem várias filiais, tanto através da aquisição ou simplesmente da expansão, precisará lidar consideravelmente com o direcionamento do projeto, produção e colocação de placas/letreiros dentro e fora de suas filiais.

A primeira coisa que você deve fazer é determinar o material, layout, tamanho e localização que considera necessários para as placas e letreiros do seu negócio. Isto incluiria a decisão entre placas de alumínio com letras de vinil versus pintadas, ou mesmo placas de madeira entalhadas à mão, tudo dependendo de seu negócio e sua imagem.

Também pode haver restrições dos proprietários do edifício. Verifique com eles antes de definir seus padrões ou permita exceções para certos locais. Algumas cidades têm restrições quanto à altura, tamanho e até mesmo as cores das placas e letreiros dos negócios. Verifique as leis da cidade sobre essas questões.

Distribuidores

Depois de ter resolvido os detalhes do projeto e conhecer as restrições, sabendo o que você pode e o que não pode fazer, então prossiga definindo suas diretrizes. Você pode considerar criar todos as placas e letreiros com uma empresa do ramo e enviá-las para cada filial ou selecionar um distribuidor nacional que possa produzir o mesmo produto em todas as cidades nas quais você tem filiais do seu negócio.

Se preferir a última opção, você vai precisar de diretrizes de material para as placas e letreiros, como material do fundo e material das letras, seleções de cores específicas (provavelmente você não poderá indicar uma cor PMS para as lojas de placas), seleção de fontes, tamanhos e layout. A maioria das lojas de placas e letreiros pode trabalhar a partir de uma amostra de layout impresso por computador que indica tamanho, layout e outras especificações. Algumas podem até mesmo pegar os arquivos eletrônicos do logotipo e produzir versões de máquina de recorte para as suas placas e letreiros. Vá até algumas dessas lojas e descubra suas capacidades e habilidades artísticas.

Colocação

Onde colocar as placas e letreiros também é uma questão importante que deve ser abordada nas suas diretrizes de identidade. Porém, como mencionamos acima, você pode ser limitado por seu patrão e outros. Assim, certifique-se de verificar primeiro.

Outras coisas que devem (ou podem) ser padronizadas

Detalhes, detalhes e detalhes. Quanto mais atenção você dá a eles, mais profissional e organizado seu negócio vai parecer para seus clientes. Obviamente, tipos diferentes de negócios vão ter detalhes muito diferentes que precisam ser observados. Veja abaixo alguns detalhes que podem fazer parte de muitos negócios e que você deve considerar na padronização.

  • Mensagens de telefone - a etiqueta telefônica geralmente é algo negligenciado nos negócios. A maneira como suas filiais devem atender suas ligações, mensagens de correio de voz e até mesmo mensagens deixadas para os clientes podem ter um impacto geral sobre o seu negócio. As diretrizes para estas áreas, em particular se você tem várias filiais, pode ajudar a criar comunicações esperadas e consistentes para seus clientes.
     
  • Protocolo e políticas - as diretrizes de protocolo para eventos inesperados também podem ser úteis. Por exemplo, se o seu negócio sofre com condições climáticas, então também deve haver protocolos para a interação e comunicação com os clientes durante estes períodos de fechamento relacionados ao clima. Você deve, por exemplo, estabelecer um protocolo que instrua os funcionários a colocarem uma mensagem específica nos sistemas de correio de voz direcionando as pessoas para um número central ou para outra filial não afetada pelo fechamento ou mesmo estabelecendo um número doméstico de emergência para os clientes ligarem.
     
  • Veículos - veículos de propriedade da empresa também são itens que devem ser considerados. Você tem funcionários que viajam para as empresas dos clientes em carros da empresa? Estes carros são adequadamente sinalizados como sendo parte do seu negócio? Isto é necessário para o seu tipo de negócio?
     
  • Uniformes - os uniformes dos funcionários podem ou não ser especificamente calças e camisas "padronizadas". Eles podem simplesmente significar um tipo ou estilo de vestuário para ocasiões especiais, como feiras ou seminários. Pode ser tão casual como calças caqui e uma camisa pólo com o logotipo impresso. Esta é outra área que precisa de algumas considerações e algum tipo de diretriz.
É claro que esta lista não é uma lista completa, mas ela dá a você um bom ponto de partida. Seus negócios vão ter suas próprias necessidades e desafios únicos.

Voz e estilo

Outro aspecto da imagem geralmente esquecido, mas ainda assim importante, é o estilo e voz de seu material escrito, correspondência e anúncios. Sua empresa quer transmitir uma imagem de vanguarda, humorística ou uma imagem austera, séria e talvez mais profissional? As escolhas de palavras e a sintaxe de seus documentos escritos e até mesmo o estilo lingüístico das questões específicas da indústria ou do mercado podem precisar ser examinados e padronizados.

Você tem funcionários realizando seminários de treinamento que usam diferentes palavras para termos específicos da indústria? Isto é algo que você precisa corrigir. Use o seu bom senso e consiga os detalhes de que precisa. Isto faz diferença a longo prazo na maneira como seus clientes percebem a coesão de seus negócios, por sua vez,  pode influenciar como eles percebem a qualidade geral do seu negócio.

O que é voz?

A voz é o tom com que suas declarações escritas são retransmitidas ao leitor. É o sentimento e geralmente o impacto emocional que a escolha de palavras e estilo lingüístico evocam. Pode ser coloquial, formal, informal, familiar, e pode se encaixar em vários níveis. A entonação que você usa é importante, bem como a estrutura das orações. Pense sobre a diferença entre uma notícia escrita e uma história editorial. É claro que o propósito da história editorial é transmitir a opinião do autor, mas há uma nítida diferença até quando se compara as descrições das informações básicas da história antes da consideração das opiniões.

A voz de seu negócio deve seguir uma voz formal, institucional, que siga estritamente os fato e deixe de lado qualquer emoção ou personalidade? Ou, ela deve seguir padrões mais informais como em conversas e discursos espontâneos? A decisão vai ficar, mais uma vez, por conta do tipo de negócio, seu nível de relacionamento com seus clientes e os tipos de materiais escritos que você produz. Você é um consultor? Se sim, você pode ter mais do que uma relação pessoal com alguns de seus clientes. Isto pode levar você a decidir que um tom mais coloquial é necessário em seus materiais escritos. Você escreve livros "Como Fazer?". Então definitivamente deve usar um tom mais coloquial. Você não quer que seus leitores tenham que traduzir o que está dizendo para a linguagem informal. Facilite as coisas para eles.

É claro que muitos negócios não podem funcionar assim porque o uso de tons mais coloquiais pode levá-los a deixar de fora alguns detalhes que possibilitam deixá-los vulneráveis. Por exemplo, a indústria legal deve se certificar de que as declarações escritas abordem todos os aspectos básicos e não deixem nada que possa gerar uma interpretação potencialmente incorreta.

Procure responder a estas questões quando determinar a voz mais eficaz para o seu tipo de negócio. Então descreva claramente a voz e o tom que você espera. Dê exemplos e ofereça um ponto de apoio, como um porta-voz da empresa ou um gerente de comunicações.

Guias de estilo

Não esqueça dos detalhes de estilo:

  • como o nome de sua empresa é escrito. Você usa "Inc." depois do nome de sua empresa, coloca pontos depois das iniciais, utiliza a letra "e" ou usa um &? Isto também se aplica a outras frases específicas da indústria ou do mercado;
  • opções de como soletrar as palavras que você geralmente usa;
  • títulos e designações de funcionários e gerentes;
  • uso de marcas registradas e seus símbolos.
Defina um guia que trate de cada uma destas questões de estilo e declare suas exigências claramente.

Depois de definir seu estilo de escrita e de voz, certifique-se de que eles sejam incorporados em todos os materiais escritos, incluindo:

  • todas as comunicações de marketing;
  • sua página na Internet;
  • seus boletins informativos;
  • todas as propostas, cartas e relatórios;
  • e-mail;
  • informativos de relações públicas;
  • manuais, livros e guias de usuário publicados.


 
Referência: hsw.com.br
Autor: Lee Ann Obringer
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