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Negócios / Empreendedorismo - Comunicação interna é estratégia 

Data: 17/09/2007

 
 

Para muitas empresas, as informações desordenadas que circulam entre departamentos ou corredores, e até mesmo fora do ambiente corporativo, podem resultar em dor de cabeça para a alta direção. Isso é facilmente compreensível, já que nem toda divulgação desse tipo corresponde à realidade. Resultado: a credibilidade da organização pode ficar abalada tanto junto aos funcionários quanto ao cliente externo, gerando uma certa instabilidade corporativa.

Foi justamente para evitar problemas dessa natureza que a Refrescos Guararapes resolveu otimizar o capital humano como ponto principal para a estruturação das estratégicas corporativas. A partir desse enfoque, em setembro de 2004, a organização resolveu investir na criação de um setor específico de Comunicação, que passou a ser o principal agente facilitador capaz de transmitir informações em uma via de mão-dupla e promover o equilíbrio entre os interesses da empresa e os públicos envolvidos - colaboradores, Imprensa e receptivo escolar. Na composição desse departamento, encontram-se profissionais de relações públicas, jornalismo, publicidade e marketing.

Há mais de 20 anos no mercado, a Refrescos Guararapes é controlada pela The Coca-Cola Company. Conta com quatro fábricas (Jaboatão dos Guararapes/PE, Suape/PE, PetrolinaPE e João Pessoa/PB) e mais três centros de distribuição (Caruaru/PE, Garanhuns/PE e Campina Grande/PB). Juntas, as unidades têm capacidade de produção instalada de 550 milhões de litros de bebidas por ano. Gera mais de 2 mil empregos diretos e 20 mil indiretos em Pernambuco e na Paraíba. Além de fabricar produtos do portfólio Coca-Cola, a Refrescos Guararapes distribui bebidas como Kaiser, Bavaria, Kero Coco, Schweppes, Nestea, Minute Maid Mais e Burn, em mais de 60 mil pontos de vendas.

De acordo com Adriana Galvão, gerente corporativa de Recursos Humanos da Refrescos Guararapes, a organização acredita que somente com uma política focada nas pessoas, apoiada por uma estratégia de comunicação clara e definida, é possível sustentar o modelo de gestão, daí a razão da empresa ter criado o setor de Comunicação. Com esse investimento, uma das principais mudanças percebida pela companhia foi a maior facilidade que a empresa conquistou para comunicar decisões estratégicas e outras informações de interesse coletivo a todos os funcionários.

Apesar de estar focado para três públicos diferentes - funcionários, clientes externos e visitantes que vão ao receptivo escolar - é para o público interno que a empresa realiza um trabalho mais abrangente, pois o departamento de Comunicação tem a desafiadora tarefa de deixá-lo informado e integrado com a organização. Para manter os profissionais informados, as ferramentas de comunicação utilizadas são: Coke News (jornal interno bimensal); quadros de avisos (atualizados semanalmente); News Diárias (cada diretoria tem um dia da semana para divulgar suas notícias) e a Intranet (site interno somente com notícias sobre a Refrescos Guararapes e que prevê a inclusão digital de todas as unidades).

A empresa também recorre a programas que visam estimular a comunicação interna e integrar os funcionários. Dentre esses, encontram-se: - Presidente On-line - Canal de comunicação direto entre os colaboradores e o presidente da Refrescos Guararapes, o qual pode ser feito por e-mail ou carta. Tudo é respondido pelo próprio presidente e a iniciativa tem bastante credibilidade entre os funcionários.
- Café com Coca-Cola - Uma vez por mês, o presidente e cada um dos diretores convidam funcionários de todos os setores para conversarem, durante a primeira refeição do dia, sobre temas diversos que incluem sugestões, críticas, problemas e possíveis soluções para a empresa. Na ocasião, um representante da área de Comunicação anota tudo em ata e após uma semana, os participantes do café recebem todos os seus questionamentos respondidos. Detalhe: no encontro, não participam subordinados e chefes diretos.
- Programa Novas idéias - As melhores idéias, apresentadas pelos funcionários para reduzir custos e despesas ou que tragam incremento à qualidade de vida para os colaboradores, podem valer prêmios de até 10 mil reais.
- Programa Portas Abertas - A cada reunião mensal da alta administração da empresa, é promovida uma plenária, da qual funcionários e estagiários podem participar como ouvintes. O objetivo dessa ação é fortalecer a política de transparência, a comunicação interna e a cultura da empresa.

Os programas e as ações do setor de Comunicação vêm ganhando cada vez mais credibilidade e como conseqüência, a receptividade e a participação dos funcionários crescem continuamente. Os números do ano de 2005 comprovam esse fato: 137 funcionários premiados pelo Novas Idéias; 156 cartas recebidas e respondidas pelo Programa Presidente On-line; 48 Cafés com Coca-Cola realizados para 400 funcionários; 6 edições do Jornal Coke News e 105 referências sobre a Refrescos Guararapes na Imprensa.

"A cada dia, o endomarketing ganha força e vem se tornando uma prática institucionalizada. É considerável o aumento da quantidade de campanhas internas demandadas pelos diversos setores à Comunicação, o que leva muito mais informação e conscientização aos funcionários", afirma Adriana Galvão, ao acrescentar que após a criação da área de Comunicação, o fluxo e a velocidade com que as informações chegam aos funcionários passou a ser muito mais estruturado e fluido. O fato, continua a gerente de RH, é que agora a empresa localiza com muito mais facilidade onde estão seus pontos de melhoria e consegue, dessa forma, responder aos colaboradores com mais rapidez e precisão.

Participação das lideranças - Quando questionada sobre a participação das lideranças no processo de comunicação interna, a gerente de RH da Refrescos Guararapes comenta que a melhor forma dos líderes contribuírem com o processo é estando acessíveis aos funcionários e repassando as informações da melhor maneira possível. Para obter um nível de excelência na comunicação deste grupo, a Refrescos Guararapes conta com abertura da direção para disponibilizar informações com transparência e gestão participativa capaz de proporcionar as mudanças culturais necessárias.

Vale ressaltar que as informações são disseminadas por meio de reuniões e eventos. No primeiro caso, os encontros são uma constante no dia-a-dia da empresa, seja entre diretores ou membros de uma mesma equipe. Esses momentos tornam-se oportunidades para avaliação e reflexão imprescindíveis para uma boa Gestão de Pessoas e, conseqüentemente, também de comunicação interna.

As reuniões da Refrescos Guararapes estão estruturadas da seguinte forma:
* Senior Leader Meeting - Semanalmente é realizada uma reunião com os diretores e a gerência de RH, na qual são atualizadas as ações de planejamento estratégico da empresa.
* Monthly Tracking Meeting - O objetivo dessa reunião é apresentar os resultados mensais da empresa. Participam as diretorias, as gerências seniores e os convidados do Programa Portas Abertas.
* Reunião Trimestral - Realizada entre a alta administração e os líderes da empresa de todas as unidades, onde são apresentados os resultados do período, as metas atingidas e as previstas para o período seguinte. Na oportunidade, também são alinhadas as principais diretrizes e estratégias. As equipes, por sua vez, têm acesso ao conteúdo da reunião por meio de seus gestores, responsáveis pela disseminação das informações.
* Diárias - Com o objetivo de estimular e dar autonomia aos funcionários de níveis táticos e operacionais, os gestores realizam reuniões diárias para identificar as dificuldades encontradas no cotidiano, promovendo planos de trabalho, possibilitando um canal aberto de comunicação para possíveis reclamações ou sugestões. Essas, por sua vez, são encaminhadas aos níveis adequados, a fim de serem avaliadas e geradas as ações necessárias.

Em relação à avaliação da política de comunicação interna da empresa, a gerente de RH explica que essa é realizada através de pesquisas de satisfação - uma prática já internalizada pelos colaboradores e gerentes da empresa. "Por representarem a opinião do funcionário, as pesquisas são fundamentais para o bom funcionamento dos processos formais, benefícios e programas de Recursos Humanos", destaca Adriana Galvão, ao ressaltar que a média de investimentos que a Refrescos Guararapes destina para o departamento de Comunicação corresponde a 5% dos investimentos totais da área de RH.

Quanto questionada sobre os obstáculos que a Refrescos Guararapes enfrentou para implantar a área de Comunicação, a gerente de RH relembra que as principais dificuldades foram: ganhar credibilidade dos diversos públicos envolvidos (funcionários, líderes e Imprensa); conscientizar as áreas de que o setor de Comunicação passaria a ser o principal responsável pela uniformidade e divulgação das informações dentro da empresa e, por último, fazer com que a comunicação interna da empresa passasse a ser um processo e não apenas uma responsabilidade do recém-criado setor. "Fazer com que a comunicação passe a ser um processo independente é um trabalho contínuo e para isso, o apoio da área de Recursos Humanos é importante", diz Adriana Galvão.

Público externo - Além deste trabalho voltado para o público interno, a área de Comunicação também é responsável pela assessoria de Imprensa da Refrescos Guararapes. Para isso, envia releases, notas, sugestões de pauta, organiza coletivas e disponibiliza clipping diário de notícias. Já a coordenação do receptivo escolar recebe diariamente grupos para visitar o processo de fabricação, o mini-museu e degustar os produtos da Coca-Cola. Em troca, a empresa solicita a cada visitante um quilo de alimento não-perecível. A arrecadação sempre é doada às comunidades carentes vizinhas.



 
Referência: rh.com.br
Autor: Patrícia Bispo
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