Diante do tremendo corre-corre nas empresas, é bastante comum que os
profissionais se percam em múltiplas funções, com listas de pendências que nunca
parecem ser concluídas. A pergunta mais comum é: o que priorizar?
Esta realidade lhe parece bastante comum? O que pode ser feito para abreviar tal
problema? Um aspecto que pode encurtar metade do caminho é cultivar as reuniões
estratégicas em sua empresa.
Perda de tempo?
Para quem ainda atribui a palavra reunião à perda de tempo, é hora de rever seus
conceitos! Com objetivos claros, pauta organizada e cumprimento rígido de
horários (para começar e acabar), as reuniões encurtam caminhos, ainda mais
quando se fala em projetos.
Que tal um caso prático? Com certeza você irá se identificar! Você abre a sua
lista de pendências na segunda-feira, determinado a "exterminar" pelo menos três
itens. Está realmente determinado a isso. Porém, chegando ao escritório, um
e-mail lhe tira da rota, pois um novo projeto passa a ser prioridade.
A pergunta é inevitável: qual a prioridade? O caminho natural é perguntar para o
supervisor, que lhe dará então as diretrizes. Até aqui, nenhum problema.
Você não faz nada sozinho
O problema começa quando você aborda outras áreas da empresa, já que executarão,
em conjunto, o projeto. Tão "atolados" quanto você, as respostas que poderão lhe
dar são "precisamos de prazo", "temos outras prioridades" etc. Isso sem falar em
idas e vindas de e-mail. E quando percebe você travou com mais uma pendência em
sua lista que, pior, depende de uma integração de áreas.
Falando em integração, por que não reunir profissionais-chave de cada
departamento e, assim, definir passos e prioridades?
União de forças
Como líder de equipe ou dono de empresa, é fundamental reunir integrantes
envolvidos em uma tarefa, ou projeto, visando passar, da forma mais clara e
objetiva possível, o que se espera.
Descreva o projeto, especificações do novo cliente, prazos e como imagina a
execução de cada passo. Saiba ouvir os seus funcionários, permitindo que
apresentem opiniões, necessidades ou dificuldades para a realização do trabalho
como, por exemplo, outras prioridades em andamento, necessidade de mais pessoal
ou equipamentos e etc.
É importante que todos saiam da reunião com a mesma idéia sobre o projeto, plano
de execução e atividades. Alinhados no mesmo objetivo, poderão, além de realizar
as tarefas com maior segurança e conduzir outros funcionários envolvidos,
compreender melhor a participação das outras áreas, o que melhora a comunicação
e apoio entre os grupos.
Projeto: soma de esforços
A soma de esforços levará a um ótimo resultado e evitará desgastes entre os
grupos. Quando a área comercial, por exemplo, solicitar à equipe de criação uma
determinada tarefa, não haverá perda de tempo para explicar cada passo, já que
tudo isso foi fechado em reunião.
Uma equipe verdadeiramente integrada garante melhores resultados. Que tal
experimentar?