O Brasil tem muito a aprender com os organizadores sul-africanos,
principalmente no que tange a comunicação entre os profissionais envolvidos
nesta Copa do Mundo.
Isso porque gerir uma equipe organizadora requer concentração e coordenação
efetiva do líder, para a obtenção de um resultado positivo. Uma empresa que tem
como desafio a montagem de um acontecimento de grande porte precisa estar
direcionada a um propósito comum: o sucesso.
“O sucesso de eventos está ligado à elasticidade e à plasticidade da equipe,
que deve crescer ou se reduzir com consistência. Isso porque, se na fase de
preparação inicial, apenas um pequeno núcleo coordena as ações, durante o
evento, este núcleo se transforma em uma grande equipe, com muitas pessoas
envolvidas nas mais diversas atividades, e, ao fim das competições, este número
cai drasticamente”, afirma o consultor da DBM, Rubenvaldo Costa.
De acordo com Costa, é necessário que a coordenação estabeleça, a todo o
momento, uma comunicação transparente com todos os envolvidos, de forma que o
crescimento do projeto seja sustentável.
Aparando as arestas
Costa sustenta que uma comunicação transparente começa pela definição da missão,
visão e valores do evento. Deve haver um roteiro minucioso no qual fique claro o
papel de cada um.
“Não é porque há uma data para acabar que estes pontos não devem ser
definidos. Só com estas questões bem explicitadas é possível alinhar as
expectativas dos indivíduos com os objetivos do evento. Isso proporciona uma
maior dedicação dos profissionais envolvidos”, diz.
Todos os envolvidos no evento devem ter posições muito bem definidas, em
qualquer fase do processo de organização. Os funcionários deverão encarar o
trabalho como uma causa. Por outro lado, a coordenação do evento deverá auxiliar
na identificação e solução de problemas, assim como emplacar a realização desse
propósito.
“É importante que todos tenham a certeza de que fazem parte de uma
experiência que vai gerar conhecimento e aprendizado, além, claro, de um
importante networking para a carreira profissional”, afirma o consultor.
Por conta desses fatores, sempre é bom deixar claro o ciclo de vida do
evento, que na maioria das vezes é bem curto. Nessa fase, os coordenadores têm
de apresentar para os funcionários todos os caminhos referentes ao evento e
esclarecer qual o aprendizado eles levarão e como devem usar isso na busca de
projetos futuros ao qual se engajar.
Desafios
Satisfazer o cliente final é o resultado de todo o processo acerca do projeto,
por isso, todos os indivíduos relacionados ao trabalho são os verdadeiros
viabilizadores deste sentimento. “Quem trabalha nestes projetos deve se sentir
motivado a todo o momento”, ressalta o consultor.
Associado ao projeto de desenvolvimento e organização de eventos, Costa faz
um comparativo destas orientações para dentro das próprias organizações.
“Hoje, é muito comum que as empresas trabalhem por projetos e é importante
conviver com essa realidade. As organizações devem entender como motivar e
estabelecer vínculos com os funcionários para que eles desempenhem suas funções
e mostrem toda a sua capacidade dentro de um curto espaço de tempo”.