Negócios / Empreendedorismo - Reuniões ineficazes nunca mais! 

“Vamos fazer uma reunião sobre o assunto” é uma das frases mais ouvidas em uma empresa, não é mesmo, Alexandre? A reunião torna-se uma panaceia para todos os males, misturando, muitas vezes, na mesma hora, assuntos estratégicos com detalhes do dia-a-dia – todos tratados do mesmo jeito, sem distinção, prioridades e ordem. Às vezes, tenta-se colocar alguma prioridade e ordem em pauta, mas o resultado é pior: muitos assuntos sempre ficam “para a próxima” e, na próxima, perdem sua vez para as crises e “urgências urgentíssimas”.

É isso que Patrick Lencioni mostra em seu livro Nocaute por reunião da editora Campus/Elsevier. Assuntos diferentes merecem reuniões diferentes para que a equipe ganhe em eficiência, decisão e tempo. Veja como trocar encontros longos, nos quais não se decide nada, por vários outros pequenos e eficazes:

• Relato diário – O autor sugere que esse tipo de reunião seja feito todos os dias, em um canto da empresa, com os participantes em pé e por não mais que 5 minutos. Nele, todos dizem o que esperam fazer no dia ou, se for o caso, se estarão fora, se terão de alterar algo, se precisam falar com fulano logo mais, etc. Atenção: mesmo que o fulano esteja na sua frente, não aproveite a reunião para falar com ele, apenas tenha certeza de que ele estará disponível mais tarde. Lembre-se, só 5 minutos, no máximo. Essa forma de encontro simples poupa dezenas de e-mails, telefonemas, saídas pelas salas à procura de alguma pessoa e, principalmente, evita situações do tipo: “Mas o ciclano não sabia que o material iria chegar hoje?”.
  
   
• Reunião tática semanal – Esse tipo de reunião deve durar no máximo 1 hora e ser realizado sempre no mesmo dia, horário e local. Esse encontro serve para definir o que é mais importante para a empresa na próxima semana. Como trata do dia-a-dia, ele não tem pauta. Assim, não se podem analisar os problemas do momento na organização nem desenvolver um cenário preciso do que ocorre. Essas reuniões começam com cada participante dizendo, em 1 minuto, o que fizeram de mais importante na semana e que vai afetar a empresa na próxima.
  
  Depois que todos expuserem suas opiniões, é hora de compará-las com os objetivos de curto e médio prazos de sua equipe. Para facilitar, utilize parâmetros mensuráveis, receitas e despesas, e mais algum dado que faça sentido para seu grupo. Não é preciso demorar muito tempo aqui nem fazer contas exatas. Faça o necessário para ter uma ideia de como vocês estão naquela semana e nada mais. Gaste, nessa análise, uns 5 minutos.
  
  Agora, você sabe onde sua equipe está e pode definir onde ela tem de focar na próxima semana, quais devem ser as prioridades e quem deve fazer o que. Nesse tipo de reunião, também não se decide ou cria algo novo. Não é hora de brainstorming ou decisões sobre o futuro da empresa, e sim sobre como vocês podem fazer a próxima semana produtiva e com o mínimo de estresse para todos. Lógico que vão surgir novas ideias em situações assim, mas guarde-as para a reunião futura, respeitando o tempo e a razão de ser da reunião tática.
  
   
• Reunião estratégica mensal – É aqui que se exploram novas ideias e possibilidades e usa-se o cérebro e a experiência para resolver grandes problemas. É também uma reunião mais longa, que pode, tranquilamente, estender-se para um pouco mais de 2 horas, se necessário. No entanto, não volte a cair na tentação de colocar diversos assuntos em uma só reunião. Limite-se a um ou dois tópicos.
  
  Esse tipo de reunião tende a gerar reclamações: as pessoas acham que ele é longo demais e que deveriam estar lá fora trabalhando. Entretanto, é aqui que se decidem as novas oportunidades da empresa, de onde virá o dinheiro, novas formas de a organização trabalhar, etc. Existe algo mais importante que decidir algo que, nos próximos anos, provavelmente vai ter impacto na empresa?
  
   
• Reunião trimestral fora do escritório – Isso mesmo, mude de ares. Isso ajuda a ver a empresa por outro ângulo e reavaliar a estratégia, panorama competitivo, moral, dinâmica da equipe, colaboradores de melhor e pior desempenho, satisfação do cliente – tudo o que tem impacto no sucesso da equipe e empresa e que não se discute nas reuniões mensais.
  
  Se for preciso, gastem um dia inteiro nessas reuniões. Vocês vão decidir o futuro da empresa e analisar concorrentes ou membros da equipe. Essas coisas não podem ser decididas no grito. Para que esse tipo de reunião se torne ainda mais eficiente, o autor sugere que se contrate um mediador externo de confiança – alguém com capacidade para lidar com gente, egos, geração de respostas criativas, etc. Talvez, um psicólogo amigo seu seja uma boa solução, desde que você se sinta confortável. Não vale a pena resolver o problema da reunião e perder a amizade.

Com essas dicas, Alexandre, você já pode solucionar um dos problemas mais difíceis do mundo dos negócios. Chega de nocautear sua equipe com reuniões longas nas quais não se decide nada.
                       
Um grande abraço