Negócios / Empreendedorismo - Reuniões bem-sucedidas contribuem para o sucesso da empresa 

Quem disse que reuniões não são importantes? Claro que são, e elas devem existir, seja para definir metas e objetivos empresariais, criar sinergia em equipe, procurar “socializar” a responsabilidade das decisões, dar autonomia a alguns profissionais, incentivar um brainstorm (“tempestade de idéias”), alimentar informações sobre o “negócio” e até mesmo para criar assertividade nas estratégias da empresa.

Mas, provavelmente você que está lendo este artigo é um profissional muito ocupado e que tem muitas prioridades laborais ao mesmo tempo, não é mesmo? Quantas vezes você já não disse a si mesmo? “Enquanto estou aqui perdendo o meu tempo – em caso de reuniões inúteis ou fora de foco dentro do seu conhecimento - poderia estar executando tarefas de ordem muito mais importante e motivadoras, nas quais estaria desenvolvendo as minhas habilidades, interesses, competências e talentos”. Vamos refletir!

Será que toda reunião é mesmo necessária? Ela tem objetivos claros e definidos? Ela tem um foco fazendo os colaboradores sentirem-se motivados a participar? Ela é uma prioridade neste momento? Vão marcar reunião somente para impor o seu “poder” ou é – mais uma vez - a força do hábito? Lembre-se, enquanto os colaboradores estão numa reunião, eles não estão trabalhando... Nenhuma empresa deseja desperdiçar dinheiro, tempo e, principalmente, a sua produtividade em reuniões infrutíferas, por isso é de vital importância que ela seja útil e alcance o resultado esperado. Pois quando isso ocorre, demonstra geralmente um alto grau de comprometimento dos demais e favorece o planejamento estratégico de sua empresa.

É importante, também, que a reunião seja eficaz, porque ela é capaz de ampliar e fortalecer conhecimentos, atitudes e comportamentos mais assertivos, além de provocar mudanças. Talvez até possa ocorrer uma quebra de paradigmas em seus colaboradores.

Se vai participar de alguma reunião ou sempre participa, você pode inclusive impulsionar sua carreira, já pensou nisso? Entretanto, preste atenção em algumas dicas importantes:

• Saiba argumentar, dê a sua contribuição, apresente idéias, porém seja firme, ao mesmo tempo em que você deve utilizar a sua diplomacia e polidez, além de prezar pela ética em suas respostas. Além disso, é importante ser objetivo em suas articulações;
   
• Faça seu marketing pessoal (sem exageros), tenha uma adequada comunicação interpessoal (tom de voz é muito importante e a forma de se expressar também, nunca interrompa o seu interlocutor);
   
• Você deve entender o seu papel em uma reunião e demonstrar o seu comprometimento com as ações tomadas;
   
• Suas roupas devem ser adequadas (não precisa necessariamente ser de marca);
   
• Busque sinergia, pois a reunião também proporciona aprendizado;
   
• Seja pontual (isso é de fundamental importância);
   
• Preste atenção em suas expressões não-verbais;
   
• Concentre-se na reunião (seja um bom ouvinte), etc.

Agora, se você foi escolhido para liderar uma reunião, preste atenção em algumas dicas básicas:

• O local é importante, assim como equipamentos apropriados, temperatura da sala, ruído, ventilação, alimentação se a reunião for longa, iluminação, disposição dos móveis e equipamentos, sem telefones (inclusive celulares e bips) e nem outros fatores que causem interrupções, mesas de preferência redondas, etc. A mesa é uma barreira: por exemplo reuniões em pé (muitas empresas estão utilizando esta técnica) revelam muito o NÃO-VERBAL dos participantes, além de quebrar barreiras;
   
• Cumprir rigorosamente o horário tanto de início quanto de término, por isso as pautas devem ser muito bem planejadas (marcar tempo para cada assunto);
   
• Utilizar o máximo do tempo e o esforço de todos os envolvidos (os profissionais poderiam tratar do mesmo assunto ou decisão por outro meio de comunicação? Por exemplo, e-mail, carta, teleconferência, etc. Quais são as razões principais de sua reunião?)
   
• Toda reunião tem um objetivo próprio, ou seja, particular. A sua reunião tem um sentido para acontecer?
   
• É importante as pessoas saberem o que se espera delas, pois as reuniões acabam sendo “caras” se levarmos em consideração o trabalho de todos os envolvidos. Você convocou os profissionais certos? Os itens a serem abordados na reunião estão em conformidade com os profissionais escolhidos para participar?
   
• Pense: sua reunião resultou em ações importantes, no final? Ela realmente contribuiu?
   
• Procure registrar os assuntos importantes e ter uma visão compartilhada (as pessoas gostam de ser ouvidas).

Leitor, procure fazer da reunião algo positivo, fazendo contribuições importantes, trocando idéias e revelando suas atitudes e competências e também conhecendo a experiência dos demais. Se você ajudou a decidir algo na reunião, comprometa-se com a ação. Isso mesmo: faça as coisas acontecerem e demonstre um verdadeiro comprometimento.

Portanto, pense: você deve causar impacto, mas faça-o de forma positiva. A reunião é uma oportunidade de você imprimir a sua “marca” dentro da empresa. Pense nisso!