A vida do vendedor profissional é bastante agitada. Sofre constantes pressões
de todos os lados. De um lado, estão os clientes exigindo um atendimento
competente, rápido e eficiente na hora de comprar. Do outro, as empresas/patrões
cobrando mais vendas, além de terem que executar outras tarefas, viagens,
deslocamentos, esperando para serem atendidos
nas salas dos compradores etc.
Com isso, as 24 h do dia ficam bastante curtas, não sobrando tempo para mais
nada. O trabalho de pós-venda e o investimento em conhecimento, por exemplo,
ficam prejudicados. Mas será que se o dia passasse a ter 30 h mudaria muita
coisa? Com certeza, não, pois o problema não está no tempo em si, mas na
execução de tarefas
sem planejamento, sem estabelecimento de prioridades.
Por que o tempo é escasso para alguns profissionais e suficiente para outros?
Por que algumas pessoas fazem mais em menos tempo, enquanto outras, por mais
tempo que tenham, não conseguem fazer muita coisa?
O que ocorre é que muitas pessoas confundem o senso de urgência com importância.
Assim sendo, deixam de fazer o que é importante para executarem o que é urgente,
mas, geralmente, sem importância.
Quando se fala em administração do tempo, duas coisas são bastante distintas: o
urgente e o importante. O urgente nem sempre é importante assim como o
importante geralmente não é urgente. Mas o que acontece é que em vez de se dizer
“isto é importante”, “isto é prioridade”, diz-se logo “isto é urgente”, “isto é
para ontem”.
A urgência se refere a prazo, requer ação imediata para a execução de algo. Já a
importância está relacionada a valor, é o que traz resultados. Saber fazer a
distinção entre as duas coisas, é onde está a diferença entre os profissionais
de vendas produtivos dos improdutivos.
Para melhor aproveitamento do tempo, o vendedor deve fazer uso da Matriz de
Gerenciamento do Tempo ou Matriz da Importância x Urgência, analisando as
atividades dos quatro quadrantes, distinguindo o importante do urgente, para
adequar-se ao quadrante da eficiência e pro atividade.
QUADRANTE 1 - ATIVIDADES IMPORTANTES E URGENTES: É o quadrante das necessidades,
da pura crise, da pressão. Os problemas acontecem e têm de ser resolvidos, para
que a situação não se agrave mais ainda. Neste quadrante estão os vendedores
gerenciadores de crise, os apagadores de incêndio. São os que negligenciam nas
metas de vendas e querem atingi-las na última semana do mês, usando de todos os
artifícios para vender. As conseqüências são o estresse, ansiedade, fadiga e
aborrecimentos.
QUADRANTE 2 - ATIVIDADES IMPORTANTES, MAS NÃO URGENTES: É o quadrante da
qualidade, do planejamento. É onde se obtém resultados positivos, pois as
atividades importantes geralmente não são urgentes e podem ser planejadas.
Agora, quando negligenciadas, viram crises e vão se enquadrar no quadrante 1. O
planejamento de vendas é de suma importância, mas não urgente. Mas se não houver
um bom acompanhamento na execução passa a ser importante e urgente.
QUADRANTE 3 - ATIVIDADES URGENTES, MAS NÃO IMPORTANTES: Aqui estão as atividades
triviais, consideradas urgentes, mas sem valor ou importância. É o quadrante da
urgência pura. Muitos profissionais de vendas perdem tempo reagindo a atividades
urgentes, como se fossem importantes, quando deveriam agir proativamente sobre o
que realmente tem importância. São as ligações de celulares nas reuniões ou
diante dos clientes, assim como as mensagens de e-mails sem futuro.
QUADRANTE 4 - ATIVIDADES NEM URGENTES E NEM IMPORTANTES: É o quadrante do
desperdício. São atividades agradáveis, mas que não levam a nada,
desperdiçando-se boa parte do tempo. É o bate-papo prolongado no cafezinho,
falar mal do chefe, da empresa, da concorrência, do mercado em crise, discussão
sobre futebol, comentários sobre a cervejada da noite anterior etc.
Na realidade não se administra o tempo, pois ele é igual para todas as pessoas.
O que o vendedor deve fazer é gerenciar suas atividades no tempo de que dispõe
para executá-las. Para isso, é fundamental estabelecer prioridades na realização
das tarefas. Pois prioridade é o que tem importância, tem valor. É sempre bom
ter em mente o princípio de Pareto, que diz o seguinte: 80% dos nossos
resultados são oriundos de 20% dos nossos esforços.