Negócios / Empreendedorismo - Como organizar uma conferência pela Internet  

Não importa se você precisa lançar um produto novo, realizar uma reunião com participantes em várias localidades ou oferecer treinamento para funcionários que estão fora da empresa - organizar uma conferência pela Internet pode ser a melhor solução.

À medida que as empresas crescem e se espalham pelo país e pelo mundo inteiro, elas percebem uma necessidade crescente de conectar os funcionários em várias localidades para reuniões interativas ou sessões de treinamento - e para se comunicar fora da empresa com acionistas, clientes e fornecedores distantes.

As conferências pela Internet podem reunir as pessoas com a mesma eficiência de uma teleconferência. No entanto, organizar conferências pela Internet oferece uma ampla gama de opções de comunicação, além da fala. Elas podem incluir opções multimídia, como slides e vídeos, além de recursos interativos, como resposta imediata para pesquisas online, compartilhamento da tela e sessões de perguntas e respostas ao vivo. Saber como organizar uma conferência pela Internet pode ajudar uma empresa a funcionar com mais eficiência e a economizar dinheiro.

Uma conferência pela Internet é uma reunião virtual em que pessoas de diferentes localidades trocam informações em tempo real, através da Internet ou da intranet da empresa. Ela pode ter o formato de uma reunião na sala de conferências que é transmitida online.

Também pode ser um seminário ou apresentação interativa distribuída online e chamada de Webinar, ou seminário pela Internet. O material apresentado em qualquer um desses dois modos pode ser gravado e mostrado mais tarde para uma audiência maior na forma de um Webcast.

Embora uma empresa possa comprar o equipamento e o programa, além de treinar os funcionários para realizar conferências pela Internet dentro da empresa, uma opção mais barata seria contratar os serviços de uma empresa que organiza conferências pela Internet. Essas empresas podem oferecer tudo, desde servidores fora da empresa até planejamento de reuniões.

Neste artigo, vamos dar uma olhada mais de perto em como você pode organizar uma conferência pela Internet - abordando desde a tecnologia necessária até os passos para organizar uma conferência de verdade. Também vamos considerar as soluções para a organização de conferências, que podem facilitar esse trabalho. E você também aprenderá mais sobre padrões de segurança, opções para empresários autônomos e algumas das tecnologias mais modernas disponíveis. Vamos ver primeiro por quê você deveria organizar uma conferência pela Internet.

Você pode estar se perguntando: "por que eu deveria organizar uma conferência pela Internet"? Existem várias razões para organizar essas conferências virtuais, começando por uma comunicação melhor e em tempo real, maior eficiência e custos reduzidos.

As conferências pela Internet ainda são novidades. Apenas 30% das empresas avaliadas pela Wainhouse Research têm algum tipo de iniciativa de telecomunicação, sendo a conferência pela Internet a mais comum. Porém, as empresas estão reconhecendo o seu potencial.

Por exemplo, a Desire2Learn Inc., uma empresa que desenvolve sistemas de aprendizagem online em Ontário, começou a utilizar as conferências pela Internet para reduzir os custos de pré-qualificação de malas-diretas entre escolas e universidades dos EUA. A viagem de um vendedor até a Costa Oeste poderia levar dois dias e custar US$ 800 - tudo isso por uma reunião de uma hora que poderia terminar sem nenhuma venda [fonte: Small Business Computing].

Em vez de viajar, agora os representantes de vendas primeiro organizam um conferência pela Internet com um cliente em potencial. Os representantes podem mostrar uma apresentação em PowerPoint, apresentar uma demonstração interativa do programa e oferecer acesso remoto ao computador para que os clientes testem os produtos.

Vamos ver vários outros exemplos para mostrar como uma conferência pela Internet pode funcionar de maneira eficiente:

1. para segurança, colaboração e visualização - a Tenix, uma empresa australiana de tecnologia e fornecedora de defesa aérea, usa a conferência pela Internet para reuniões online de equipes de projeto entre a sede em Melbourne e os engenheiros em campo. A equipe pode se encontrar com segurança para discutir sobre documentos confidenciais. Eles também podem ver e revisar os complexos desenhos e planos técnicos;
2. para incluir acionistas ausentes - a Richardson Electronics, uma fabricante de aparelhos de freqüência de rádio e microondas, combina sua reunião anual de acionistas com uma conferência ao vivo e interativa pela Internet para aqueles que não podem comparecer pessoalmente. Os participantes online fornecem seus nomes, uma identificação da reunião e um código para entrar na reunião [fonte: Richardson Electronics];
3. para conseguir informações de uma região inteira simultaneamente - a comissão de planejamento para o sudoeste da Pensilvânia realizou uma reunião regional por conferência virtual para discutir e receber opiniões de todas as partes da região sobre um plano de longa distância para a área. Os participantes ouviram propostas, viram mapas e planos e expressaram suas opiniões online [fonte: Southwestern Pennsylvania Commission];
4. para oferecer treinamento - a Vicon Publishing Inc., uma editora de publicações comerciais para laboratórios de pesquisa, oferece várias conferências mensais pela Internet que duram uma hora e abordam tudo, desde segurança no laboratório até o desenvolvimento de instalações para animais. Os visitantes discam em uma linha telefônica para conferência e entram em um site particular. Cada apresentação com slides é seguida por um período interativo de perguntas e respostas [fonte: Vicon Publishing].

Uma conferência pela Internet também pode ser útil para fornecer para clientes e acionistas as informações necessárias durante o lançamento de um produto novo, um recall de produtos ou quando notícias sobre a empresa precisam ser explicadas ou esclarecidas.

Por todos esses benefícios em potencial, organizar uma conferência pela Internet não tem de ser complicado. Veja a próxima página para aprender mais sobre a tecnologia necessária.

Vamos dar uma olhada mais de perto na tecnologia necessária para organizar uma videoconferência pela Internet. Para começar, quem oferece a conferência pela Internet precisa de um computador com conexão à Internet, uma webcam ou câmera de vídeo digital para produzir vídeos ao vivo, protocolo de transferência digital de voz (VoIP) para o áudio em tempo real, um programa para coordenar a reunião e espaço suficiente em um servidor, além de banda para acomodar a conferência.

A tecnologia de videoconferência pela Internet pode ser complicada, no entanto o uso de alguns acessórios a deixam mais fácil e interativa. Por exemplo, quem prepara uma videoconferência pela Internet pode querer apresentações com slides ou transmissão de vídeo - e isso exige um programa para criar as apresentações, como o Microsoft PowerPoint e o Adobe Flash. O organizador pode precisar de bate-papo com texto e de programas de mensagens instantâneas para lidar com a sessão de perguntas e respostas ao vivo com os participantes. Ou ele pode querer que os participantes interajam usando seus próprios navegadores, em vez de um programa específico.

Os programas de conferência pela Internet reúnem ferramentas de comunicação de sites e da Internet para criar uma reunião com ambiente interativo, onde os participantes podem compartilhar documentos online e desempenhar um papel ativo no processo de tomada de decisões. As ferramentas reunidas em um programa de conferência pela Internet incluem:

• linguagens HTML, XML e ASP
• java scripts
• animação em Flash
• mensagem instantânea
• streaming de áudio e vídeo

Algumas vezes, esses programas se agregam aos aplicativos de comunicação que já existem no escritório de uma empresa, como e-mail, agenda e envio de mensagens. Isso permite que o organizador da conferência pela Internet automaticamente consiga informações sobre os nomes e e-mails dos participantes através de uma fonte já existente, como uma lista de e-mails de contatos, para enviar os convites para a conferência.

Dependendo do programa, quem oferece a conferência pela Internet também pode:

1. demonstrar ou compartilhar aplicativos com os participantes;
2. deixar até 10 participantes visíveis de uma vez, cada um em uma área específica da tela;
3. gravar a apresentação como um podcast para ser vista online mais tarde;
4. interagir com os participantes para bate-papo, sessões de perguntas e respostas ou para responder pesquisas;
5. usar uma lousa virtual com os participantes para fazer gráficos e compartilhar idéias;
6. usar controles de áudio para cortar o som e controlar o volume das vozes dos participantes;
7. enviar por e-mail convites e lembretes da conferência, registros de participação e seguimento com pesquisas depois da conferência;
8. medir a participação da audiência, com indicadores de humor.

Uma variedade de fornecedores oferecem programas para conferência pela Internet, como Microsoft Live Meeting, Adobe Acrobat Connect, WebEx Event Center, entre outros. Mas em vez de simplesmente vender o programa para a conferência pela Internet e deixar que as empresas o utilizem sozinhas, os fornecedores geralmente agregam o programa a serviços de organização de conferência, oferecidos através do pagamento de uma taxa mensal preestabelecida.

Você pode cuidar de todos os detalhes de uma conferência pela Internet - desde os convites e planejamento antes do evento até o próprio evento e o seguimento depois da conferência. Mas contratar um organizador de conferência pode facilitar todo o processo.

Empresas que trabalham como organizadoras de conferências pela Internet são especializadas no programa e nos serviços necessários para fazer um evento fluir tranqüilamente. Além do conhecimento e da tecnologia, os organizadores de conferências pela Internet também podem assumir um pouco do trabalho para facilitar a sua tarefa.

No nível mais básico, os organizadores de conferências pela Internet oferecem o espaço que você precisa. Você não pode realizar uma conferência pela Internet sem o espaço no servidor e a banda para acomodá-la. Em vez de realizar uma conferência no servidor de sua empresa, um organizador permite que você e os participantes acessem o servidor dele, usando um link e um código de acesso.

Muitos organizadores de conferências pela Internet também eliminam o tempo e o conhecimento necessários para instalar e manter um programa de conferências dentro da empresa. Você e os participantes podem utilizar recursos como bate-papo, compartilhamento de arquivos, de pesquisas simples e de resultados, lousa virtual e transmissão de vídeos, sem nenhum programa específico. No entanto, pode ser necessário baixar um programa para os recursos interativos, como pesquisas complexas e controle remoto do computador de um participante.

Além disso, as empresas que organizam conferências pela Internet oferecem uma equipe treinada para dar suporte, como supervisores de evento para cuidar dos detalhes de registro e organização, e um suporte técnico ao vivo para responder perguntas antes da conferência ou resolver quaisquer problemas técnicos durante a conferência.

As empresas de organização de conferências pela Internet têm preços variados para os programas e os serviços agregados. Os mais comuns são:

• assinatura mensal fixa: uma taxa mensal paga pelos serviços necessários para todas as conferências pela Internet realizadas nesse período;
• licença paga por uso: uma taxa única ou anual, mais um custo por minuto para cada conferência;
• licença por ocupante: uma taxa única, mais um custo por cada participante (ocupante);
• licença de usuário nomeado: uma taxa anual, mais um custo por organizador de conferência (usuário nomeado) por ano.

Empresas maiores podem comprar várias licenças de acordo com a taxa de licença individual.

Se planeja usar uma empresa que organiza conferências pela Internet, você tem dezenas de opções. Além do custo e do tipo de licença, aqui estão alguns fatores a serem considerados antes de tomar a sua decisão:

1. requisitos do sistema - a maioria dos programas para conferência é desenvolvido para o sistema operacional Windows;
2. funções específicas necessárias no programa: você pretende usar a lousa virtual? O bate-papo? As pesquisas interativas? Pretende gravar a reunião?;
3. serviços específicos necessários, como um supervisor de eventos para ajudar;
4. facilidade de uso, tanto para qualquer instalação necessária do programa quanto para as funções que você usará durante a conferência;
5. segurança, em termos de acessibilidade da reunião e do nível de criptografia do sistema e da segurança certificada pelo fornecedor;
6. qualidade do produto e conhecimento que o fabricante tem sobre conferências pela Internet;
7. serviço de atendimento ao consumidor, com base na experiência de outras empresas.

Nenhuma conferência será um sucesso sem o planejamento adequado. Na verdade, é provável que você gaste mais tempo com o planejamento do que com a própria conferência. Veja a próxima página para encontrar mais informações sobre como planejar uma conferência bem-sucedida pela Internet.

Nenhuma conferência pela Internet fluirá tranqüilamente sem o planejamento adequado. Planejar uma conferência pela Internet não precisa ser complicado. Pense no planejamento da conferência pela Internet como se fosse o de qualquer apresentação ao vivo - mas com algumas considerações tecnológicas a mais.

Provavelmente, o primeiro passo seja reconhecer que você não pode esperar até o último minuto para planejar uma conferência pela Internet. Você precisa começar cedo. Por exemplo, você precisará contratar uma empresa de organização, isso se você já não tiver uma para suas conferências pela Internet ou se as organiza dentro da própria empresa.

Embora cada conferência pela Internet seja diferente, aqui estão alguns passos que o ajudarão a planejar a sua.

1. Defina o que você planeja realizar e limite-se ao que pode ser abordado no tempo designado para a conferência.
2. Entre em contato com a empresa de organização, se estiver usando uma, para marcar a data e a hora da conferência, tratar dos detalhes básicos (como requisitos do sistema para o computador que você usará) e receber os links e códigos de acesso para enviar aos participantes. Pense na possibilidade de marcar meia hora extra no caso da conferência se prolongar.
3. Decida quem deve comparecer e use o programa de conferência para convidar essas pessoas. Envie aos participantes o link e o código de acesso necessários para a participação.
4. Crie uma agenda de uma página com os horários. Com base nela, reúna o conteúdo da reunião, inclusive planilhas, apresentações e documentos. Crie ou peça para alguém preparar o material que será usado pelo programa de conferência. Teste esses materias antes da conferência.
5. Reconheça que os participantes não ficarão interessados em simplesmente ver alguém falando. Mantenha a dinâmica! Use a tecnologia disponível para variar as atividades com vídeos ou slides, pesquisas interativas, compartilhamento de aplicativos ou com a lousa virtual.
6. Crie pelo menos um slide, que aparecerá quando os participantes acessarem o servidor, para que saibam que estão na conferência certa. Ele pode incluir a agenda ou os assuntos que serão citados durante a conferência.
7. Determine as expectativas dos participantes, avise como eles devem se preparar e envie com antecedência quaisquer materiais necessários. Envie também um lembrete do link e do código de acesso.
8. Prepare uma pesquisa online para que os participantes respondam (ou que você possa enviar aos e-mails deles) depois da conferência para saber suas opiniões.
9. Pratique para que você saiba usar as ferramentas de moderador para responder às perguntas ou deixar os participantes mostrarem seus materiais ao grupo.
10. Se possível, realize um ensaio geral da conferência pela Internet - ou pelo menos das apresentações - com uma semana de antecedência e faça as mudanças necessárias.
11. Tenha uma outra pessoa em sua empresa para oferecer suporte técnico local durante a conferência pela Internet para que você se concentre na organização.
12. Chegue com pelo menos meia hora de antecedência para abrir o programa de conferência antes da reunião começar. Certifique-se de que as conexões e o conteúdo estejam funcionando corretamente.
13. Grave a conferência para aqueles que não podem comparecer.
14. Depois da conferência, envie um e-mail agradecendo os participantes e pedindo que respondam a pesquisa. Registre e use os resultados da pesquisa para aprimorar as próximas conferências pela Internet.

A segurança é essencial no planejamento de uma conferência pela Internet. Você quer se certificar de que só os convidados compareçam - e quer que a segurança do sistema seja reforçada. A seguir, vamos olhar mais de perto os problemas de segurança relacionados às conferências pela Internet.

À medida que as conferências pela Internet crescem, tanto as empresas que participam quanto as que oferecem o programa e os serviços de organização de conferência percebem a necessidade de padrões para privacidade e segurança.

A privacidade da conferência pela Internet protege os registros dos funcionários, além das informações particulares e da participação de indivíduos envolvidos em uma conferência. A segurança da conferência pela Internet protege as informações que uma empresa ou agência governamental não quer compartilhar porque poderiam afetar os planos ou lucros da empresa, ou a segurança nacional. Os padrões da conferência pela Internet ajudariam a proteger essas duas necessidades.

Como qualquer atividade que envolve a Internet, a conferência corre o risco de que hackers e concorrentes da empresa possam ouvi-la ou pegar informações apresentadas nela. Durante a conferência pela Internet, os dados são armazenados temporariamente em um servidor compartilhado - que pertence à própria empresa ou à empresa que está oferecendo os serviços de organização. É nessa hora que os dados ficam mais vulneráveis aos ladrões.

Como proteção, a maioria das empresas de organização de conferências pela Internet usa três métodos para a segurança dos dados durante uma conferência:

1. criptografia com a tecnologia Secure Sockets Layer (SSL) para deixar os dados ilegíveis para qualquer um além dos destinatários desejados;
2. fluxo de dados não contínuo. Os dados criptografados passam constantemente entre o computador do organizador e os dos participantes em vez de ficarem armazenados em um único computador;
3. controle de invasão, que escaneia a rede para encontrar usuários não autorizados e interrompe uma porta de transferência para negar o acesso deles.

Embora cada empresa de organização tenha sua própria estrutura de segurança, elas estão de acordo com padrões informais da indústria. Os padrões da Internet - como aqueles para a segurança da conferência pela Internet - muitas vezes são baseados em especificações desenvolvidas pelo Internet Engineering Task Force (IETF). Por isso, os fabricantes, as empresas de organização de conferências e as outras concordaram voluntariamente com os padrões e os seguem.

Percebendo a necessidade, o IETF estabeleceu o Centralized Conference Working Group (XCON) em 2003 para recomendar os padrões para a conferência pela Internet. O XCON está desenvolvendo um conjunto de protocolos padronizados para conferências multimídia, em que segurança reforçada e exigências de autorização são necessárias. Embora o XCON ainda esteja trabalhando em partes nisso, as empresas estão usando algumas recomendações completas em suas estruturas de segurança. É por isso que você pode ver o XCON mencionado nas descrições dos sistemas de segurança de empresas que organizam conferências.

Como o organizador de uma conferência pela Internet, você pode fazer algumas coisas para garantir que a conferência tenha a segurança adequada. Aqui estão algumas delas:

1. se estiver usando serviços de organização, verifique como a empresa garante a segurança da conferência e certifique-se de que a segurança está de acordo com as suas necessidades. As empresas geralmente oferecem informações detalhadas em seus sites e podem responder suas perguntas. Procure pelo cumprimento dos padrões do IETF ou XCON e por certificação de terceiros;
2. envie convites por e-mails seguros e apenas para uma lista cuidadosamente escolhida. Se a conferência envolve informações confidenciais, você pode não querer divulgá-las fora desse grupo;
3. verifique novas entradas durante a conferência. Preste atenção em participantes que não foram convidados e interrompa o acesso deles. O programa de conferência pela Internet geralmente tem essa função;
4. decida quais informações devem ficar disponíveis para quais participantes - e em que momento durante a conferência. Nem todos precisam ter acesso a informações confidenciais, e elas podem "ficar em jogo" por pouco tempo.

Por fim, não pare de pensar sobre segurança quando a conferência acabar. Por exemplo, certifique-se de que a empresa que organizou a conferência apague os dados confidencias de seus servidores imediatamente após a conferência. Limite o acesso à gravação da conferência, e se apresentar um podcast, edite o vídeo com cuidado para remover informações confidenciais.

A seguir, vamos ver as opções de conferências pela Internet para empresários autônomos.

Se o seu foco são vendas ou se trabalha com clientes em todo o país, você pode ser um dos vários empresários que estão considerando as opções das conferências pela Internet. Não ter de fazer uma viagem de São Paulo até o Amazonas para uma reunião com um cliente poderia fazer você economizar muito tempo e dinheiro. Mas existem opções de conferências pela Internet que são baratas o suficiente para serem levadas em consideração?

A resposta pode ser "sim". Embora os empresários autônomos e as empresas pequenas não possam arcar com algumas das várias ofertas das empresas que organizam conferências, programas e serviços mais baratos estão disponíveis para empresas pequenas.

Você não precisa de muito para organizar uma conferência pela Internet simples e com apenas alguns participantes. Se você tiver um computador com conexão à Internet, uma webcam, um telefone ou VoIP para áudio em tempo real e um programa para coordenar a reunião, já está preparado.

Vamos dar uma olhada mais de perto em várias soluções de conferências vendidas para indivíduos ou pequenas empresas.

O Adobe Acrobat Connect pode oferecer uma sala de reuniões particular online por menos de US$ 40 por mês ou US$ 400 por ano. O serviço inclui reuniões online ilimitadas a qualquer hora e com até 15 participantes. Os recursos incluem compartilhamento de tela, lousa virtual, bate-papo, áudio e vídeo, assim como vários níveis de segurança. Ao contrário de alguns serviços, esse funciona no Mac OS X.

O GotoMeeting.com, da Citrix Systems, permite que você organize e realize reuniões online ilimitadas com até 15 participantes por US$ 50 por mês ou US$ 460 por ano. O custo inclui recursos para a reunião, como e-mail e programas de mensagem instantânea, compartilhamento de tela, ferramentas para desenhar na tela, bate-papo, relatório de presença, compartilhamento de aplicativos, gravação e reprodução da reunião no computador e estrutura avançada para comunicação segura.

A IBM oferece uma solução de baixo custo com o Lotus Sametime Unyte Plus. Ele inclui compartilhamento de tela, indicador e anotação, agendamento de sessão com um clique, assistência remota e criptografia SSL (Secure Socket Layer). Os preços variam, dependendo do número de participantes, de US$ 30 por ano para o organizador e um participante, US$ 100 por ano para o organizador e 4 participantes até US$ 450 por ano para o organizador e até 24 participantes.

A tecnologia moderna está oferecendo novos caminhos e mais opções para a conferência pela Internet. A seguir, vamos ver quais são as novidades

A conferência pela Internet mudou a maneira como as empresas negociam, e com as novas tecnologias e as que estão em desenvolvimento, muito mais mudanças podem estar a caminho. Duas dessas novidades na tecnologia de conferências pela Internet são o áudio VoIP e a conferência de alta definição (HD).

O VoIP, ou protocolo de transferência digital de voz, é uma tecnologia para a conferência pela Internet que está em desenvolvimento. O VoIP converte sinais de áudio analógicos em dados digitais que podem ser transmitidos pela Internet. As conferências pela Internet inicialmente contavam com linhas telefônicas para conectar os participantes e o organizador, para que eles pudessem interagir em tempo real. No entanto, agora algumas empresas estão usando o VoIP para que a comunicação em aúdio aconteça somente entre computadores, sem telefones.

Além do programa VoIP, tudo o que você precisa para conseguir um áudio entre um computador e o outro são microfones, alto-falantes, uma placa de som e uma conexão à Internet de alta velocidade.

A conferência de alta definição (HD) é uma nova tecnologia para conferências pela Internet que pode não ser para todos. O HD se refere à expressão "high definition", como em HDTV. O HD oferece uma imagem com uma resolução melhor por causa do maior número de linhas progressivas pela tela. Geralmente, o HD usa 720 linhas progressivas ou mais pela tela em 60 segundos.

Aplicada à conferência pela Internet, o HD oferece imagens mais claras e nítidas. Mas nesse ponto, a tecnologia tem suas limitações. Por uma razão, você precisa de uma webcam com recursos HD, que por enquanto são limitadas, como a Logitech Quickcam. Além disso, o HD exige muito mais banda do que a conferência de vídeo normal, limitando o seu uso pela Internet.

Mas as empresas de conferência pela Internet estão explorando a tecnologia. O vídeo e o programa de conferência da WiredRed Software, por exemplo, podem incorporar uma webcam HD. À medida que a tecnologia HD avança, ela pode encontrar seu lugar na conferência pela Internet.