Modelos de documentos - Cartas: Estilos de Apresentação  

Existem duas maneiras tradicionais de se preparar uma carta oficial - a recuada e a sem recuos. A diferença básica entre estes dois estilos é que nas cartas sem recuos todas as linhas do texto começam na margem esquerda da folha, e o os parágrafos só podem ser identificados pela linha em branco que os separa. Nas cartas recuadas, a primeira linha de casa parágrafo fica afastada da margem esquerda. Nenhum dos dois estilos é considerado "superior" ao outro - mas uma vez que você tenha escolhido um deles, deverá segui-lo até o fim.

Nas cartas sem recuos (como no exemplo acima), a data fica junto à margem esquerda, acima das referências. Freqüentemente, neste estilo de carta, não se pontuam a conclusão nem o endereço do destinatário - ou seja, não há vírgulas após a despedida, nem pontos ao final de cada linha do endereço. Repare também que a saudação e a conclusão ficam junto à margem esquerda da página.

Nas cartas recuadas (como no exemplo mais abaixo) a data fica à direita, no lado oposto ao das referências. Nas cartas estilo recuado, é mais comum pontuar a conclusão e o endereço do destinatário: você coloca vírgulas no final de todas as linhas, menos na última, que é encerrada com um ponto final. Neste estilo de carta, em contraste com as cartas sem recuos, a conclusão é centralizada.

Observe também as letras p.p. e a palavra incluso no final das duas cartas. Às vezes, uma pessoa é obrigada a assinar no lugar do autor da carta, como, por exemplo, nas situações em que ele se acha ausente do escritório na hora em que a carta acabou de ser digitada. Neste caso, outra pessoa pode vir a assiná-la. Em tais casos, coloque, à mão ou digitada, as letras p.p. ou a expressão per pro na frente do nome do autor da carta.

Essas letras significam per procurationem (por procuração) e indicam que a pessoa que assinou o documento o fez sob autorização oficial daquela que escreveu a carta.

Se você anexar outros documentos à carta, tais como uma fatura, como no caso abaixo, ou um relatório com um cheque, indique isso escrevendo Incluso/s ou Incl/s no canto inferior esquerdo da página.  Incls 4 indica que a carta deverá ser acompanhada de quatro documentos anexos.

Você também pode especificar o tipo de documento anexado: Incl: Relatório de inspetor.

Repare, por fim, que grande parte das informações que as instituições comerciais são obrigadas a inserir em seus cabeçalhos foi , nessas duas cartas, colocadas em letras minúsculas e jogada para o final da página. Isto ajuda a ressaltar as informações mais importantes - o endereço e os número de fax e telefone da companhia-, colocadas no rodapé da página.