Você, executivo, sente que as horas do seu dia estão "evaporando" e não
consegue bem explicar por quê. Enquanto não consegue a resposta, esticar o seu
expediente tem sido o recurso utilizado para poder realizar todas as tarefas do
dia, sem deixar de cumprir os compromissos externos.
Porém, é importante que você identifique as reais causas deste problema. E uma
delas pode ser a forma como as reuniões são conduzidas em sua empresa. Sendo
assim, segue a pergunta: você ganha ou perde com a realização de reuniões
freqüentes na empresa onde trabalha?
Reuniões na medida certa
A prática de agrupar pessoas para a discussão e solução de problemas pode ser
eficiente. Porém, exige preparo por parte dos envolvidos, principalmente os que
ocupam cargos de liderança e ficam responsáveis por conduzir a prática.
Não é exagero dizer que algumas empresas procuram treinar seus funcionários,
sobretudo os executivos, para esta prática. Afinal, tempo é tudo que eles não
podem perder, certo?
Para se convencer rapidamente da importância desta iniciativa, pense a respeito:
quanto tempo do seu dia é usado para a realização de reuniões? Quando elas
terminam, sua lista de pendências aumenta ou diminui?
Coloque os resultados na balança
Adotar o hábito de resumir as reuniões, por meio de ata ou simplesmente pelas
suas anotações pessoais, é uma ótima forma de avaliar os resultados.
O controle do tempo destinado a esta prática também requer exercício:
determinando, por exemplo, uma hora para a realização de cada reunião, todos os
participantes exercitam a objetividade, ou seja, a necessidade de expor
problemas e propor soluções dentro deste prazo.
Tenha em mente que reuniões devem ser feitas para solucionar e não somente para
encontrar novos problemas. Caso contrário, sua lista de pendências ficará cada
vez maior!
Com a palavra, o "controle"
Na fase de treinamento, é importante que a equipe eleja alguém para controlar a
reunião. Desta forma, ficará sob sua responsabilidade guiar os participantes,
avisando-os quando o assunto principal sair de foco (problema bastante comum!) e
quando o tempo não estiver sendo aproveitado como deveria.
Faça a sua parte e procure ser o mais claro possível. Para isso, esteja ciente
do assunto a ser discutido, anote suas dúvidas e opiniões a respeito, bem como
sugestões de melhoria.
Colabore na condução deste processo, sendo objetivo e evitando alimentar
discussões infundadas. Caso isso aconteça com sua equipe, procure, sutilmente,
alertar seus integrantes.
Atenção aos horários
O ideal é que a reunião seja agendada para o melhor horário entre todos os
integrantes. Uma reunião improvisada, ou seja, escalada de última hora, gera
vários problemas. O principal deles é o acúmulo de trabalho, já que as pessoas
não se preparam para se ausentarem de seus afazeres. Por esta razão, fatalmente
esticarão seu expediente.
Da mesma forma, é importante respeitar os horários de almoço e de término do
expediente. Escalar funcionários para uma reunião quinze minutos antes do
horário de saída? Nem pensar, a não ser que se trate de um assunto realmente
importante!
Experimente hoje mesmo adotar algumas destas medidas em sua empresa. Sua agenda
vai lhe agradecer, e muito. Não perca mais tempo!