Existem mitos acerca da administração do tempo: há pessoas que acham que
administrar o tempo é programar a vida nos mínimos detalhes, por isso o que
parecia ser a solução, torna-se uma camisa de força.
Há pessoas que, no outro extremo, adoram viver perigosamente, pois acham que
o trabalho sai melhor na última hora e com aquela adrenalina da pressão.
Cuidado! Esse é um mito para racionalizar a tendência à procrastinação
("empurrar com a barriga", "deixar para depois").
Há ainda aqueles que acham que administrar o tempo só se aplica à vida
profissional. Cuidado. Há muitas coisas em nossa vida pessoal que sempre estamos
adiando, até o momento que esquecemos ou que temos que fazer em caráter de
urgência.
Instrumentos de gestão do tempo
Em busca da eficiência e da eficácia, buscamos vários instrumentos que nos
auxiliem na organização de nossa vida pessoal e profissional. Já usamos
bilhetes, listas, calendários, agendas eletrônicas, palmtops, smartphones, entre
outros, no entanto, esses instrumentos não conseguem acompanhar a rapidez na
comunicação, pois vivemos cheios de imprevistos, novidades e mudanças. Volta e
meia nosso planejamento vai por "relógio" abaixo.
O desafio não é mais administrar o tempo, mas administrar a si
próprio
- Você consegue deixar o celular desligado durante um treinamento ou reunião
e só ligá-lo nos intervalos?
- Você consegue evitar sua participação em reuniões onde sua presença não é
necessária?
- Você consegue cumprir seu horário de almoço, mastigando bem os alimentos?
A maioria responde não a essas três questões.
Afinal, celular, reuniões e almoço são urgentes ou importantes?
Urgente significa que a atividade exige nossa atenção imediata. É
agora! As coisas urgentes se impõem a nós. Um telefone que toca é urgente. A
maioria das pessoas não consegue admitir a hipótese de simplesmente deixar o
telefone tocando.
Você pode levar horas preparando um material, vestir-se com esmero para fazer
uma visita de negócios. Se o telefone toca enquanto você estiver lá, normalmente
ele terá prioridade em relação à sua visita. É mais fácil você ficar esperando
alguns minutos no escritório do que quem está do outro lado do telefone esperar
na linha.
Assuntos urgentes normalmente são óbvios. Eles nos pressionam; insistem para
que alguma providência seja tomada e às vezes são agradáveis, fáceis, divertidos
de resolver, mas com frequência não são importantes.
A importância tem a ver com resultados; deve contribuir para
nossa missão, valores, objetivos e metas.
Nós reagimos a questões urgentes. As questões importantes que não são tão
urgentes exigem mais iniciativa e proatividade. Se não temos ideia clara do que
é importante, dos resultados que pretendemos em nossas vidas, caímos na mera
reação do que é urgente.
Dessa forma, temos quatro possibilidades: o que é importante e urgente; o que
é urgente, mas não é importante; o que não é nem urgente nem importante; e o que
é importante, mas não necessariamente urgente.
No primeiro caso - importante e urgente - temos como
resultados o estresse, o esgotamento, administração apenas por crises e sempre
"apagando incêndios". Dizemos que é a administração "bombeiro".
O que é importante quanto urgente exige atenção imediata, por isso é crise,
estressa, sufoca; viramos escravos de problemas, capazes de administrar somente
na última hora. É como um mar bravo; um problema imenso aparece, derruba-nos e
joga-nos de um lado para outro. Lutamos para subir à superfície, apenas para
encontrar outra onda, que nos derruba novamente, arrastando-nos no turbilhão.
No segundo caso - urgente e não importante - os resultados
são o foco no curto prazo - aqui e agora -, também administração por crises,
relacionamentos superficiais e quem utiliza bastante essa possibilidade
considera planos e metas um esforço inútil.
No terceiro caso - nem urgente tampouco importante -
significa total irresponsabilidade, pois torna a pessoa dispersa, com baixíssimo
poder de concentração e total dependência de outros.
Por que utilizamos essa possibilidade às vezes? Porque algumas pessoas vivem
esmagadas pelos problemas dia após dia e seu único alívio encontra-se em
atividades denominadas de "fuga", para se esconder do problema.
O último caso - importante e não urgente - nos fornecem
perspectivas, visão de futuro, equilíbrio, disciplina, controle sobre a própria
vida e redução de crises.