Mesmo com o excesso de tarefas, planejamento e organização podem melhorar o
trabalho. O acúmulo de tarefas é comum na rotina de muitos profissionais. No
final do expediente, a sensação é a de que se trabalhou muito, mas não se
resolveu quase nada. No dia seguinte, muitas vezes já se começa o dia "apagando
incêndios". Quem se identificou com a situação, pode pensar que não há como
reverter esse ciclo, já que o volume de tarefas é grande demais.
De fato, em algumas situações, o executivo tem atribuições que poderiam ser
divididas com mais pessoas. Se é esse o caso, mesmo que não seja possível
reduzir o número de responsabilidades, dá para tentar melhorar o processo de
trabalho e, com isso, tornar-se mais produtivo.
"Se cada executivo parasse um minuto para pensar sobre o que está fazendo,
conseguiria perceber se aquela é a melhor maneira de realizar determinada
tarefa", afirma Lauro Brambilla, da ABS Consultoria, especializada em aumentar a
produtividade das empresas. Eles garantem que o investimento feito na
contratação do serviço seja multiplicado em pelo menos três vezes. "Não fazemos
mágica, apenas identificamos os gargalos e ajudamos as empresas a deixarem de
perder oportunidades."
A metodologia da ABS se baseia no planejamento, no controle, em indicadores e
em cobrança. E parece que a conjunção desses fatores realmente funciona. Para se
ter uma idéia, empresas de diversos setores, como a Eaton , Votorantim Metais e
LG Philips, tiveram um retorno de seis vezes ou mais sobre o investimento feito
no diagnóstico dos problemas e na mudanças de processos e procedimentos.
Antes que se pense que trata-se de exigir que as pessoas trabalhem como
máquinas, Brambilla alerta que "ninguém é 100% produtivo". Mas é possível
estabelecer uma meta que varia entre 75% e 85%. Já a eficiência pode ser de
100%.
Segundo ele, a produtividade das pessoas é afetada pela falta de preparo que
têm para exercer determinada função, ou seja, se receberam treinamento adequado
para tal ou se têm o perfil profissional para aquela atividade; pela falta de
padrões e metas; de feedback a respeito da realização de seu trabalho; de
recursos tecnológicos ou de matéria-prima para fazê-lo e, claro, pela falta de
motivação.
O diagnóstico dos problemas parte da observação da atitude dos diretores,
gerentes e supervisores, são pró-ativos, focados em pessoas e resultados?
Depois, são observados também os processos e procedimentos de trabalho. E, a
partir da observação do método do profissional mais produtivo, se estabelecem as
metas dos demais.
Mas a despeito da identificação dos fatores que causam a perda de
produtividade e do aprimoramento dos processos e procedimentos, há uma mudança
que é determinante para se otimizar o trabalho. A de comportamento. Não é à toa
que, depois do diagnóstico dos problemas, o trabalho começa com o treinamento
das pessoas para a adoção de uma nova postura.
"A organização é um pré-requisito para a disciplina, necessária para o melhor
aproveitamento do tempo na realização do trabalho", diz Brambilla. Por isso, a
primeira diretriz da metodologia da empresa é o planejamento. Assim, um
executivo pode aplicá-la de maneira informal a partir da organização da agenda.
E seguir com o controle da realização das tarefas pré-determinadas, a
identificação do que foi ou não feito depois de um determinado período e a
cobrança de si mesmo por melhores indicadores.
Ao relacionar todas as atividades do dia e o tempo que levou para realizá-las
é possível analisar se poderia ter sido mais produtivo e o que levou a perder
tempo. Com a equipe, vale à pena reunir o pessoal, mostrar os problemas, tentar
chegar a uma conclusão em conjunto a respeito das causas e pensar maneiras de
minimizá-las. Depois, é preciso controlar, levantar indicadores e cobrar
resultados.