Carreira / Emprego - Os projetos não saem do papel? Saiba como identificar onde está o erro
A situação é frustrante tanto para o funcionário quanto para o gestor: passar
vários meses trabalhando em projetos diferentes e, ao final do ano, não ver
nenhum concluído. O pior: não saber nem em que ponto eles pararam de existir!
O fato, bastante comum, ocorre geralmente pela forma como o projeto é conduzido.
Mais que planejamento, é preciso acompanhamento; caso contrário, valerá uma
frase bastante popular entre executivos: "os projetos não são concluídos, são
abandonados".
A arte de criar
Sabe-se que criar é sempre muito bom. Afinal, trata-se de algo novo que envolve
pesquisa, energia, muito diálogo e estudo. Entretanto, o fato de não visualizar
a conclusão do que foi concebido é altamente frustrante e torna-se um fator de
desmotivação com o passar do tempo.
Envolver-se em projetos sem fim pode então se tornar uma rotina, e a pessoa pode
cair em dois caminhos perigosos: acostumar-se com isso ou se chatear, e muito,
com a idéia de trabalhar em algo que não possui a menor finalidade, já que não
renderá frutos no futuro.
Passo a passo
O sucesso de um projeto depende muito da postura do gestor, que precisa buscar
em sua equipe o melhor de cada um. Trata-se de algo bastante complexo e, por
isso, a culpa da falta de conclusão não pode ser atribuída apenas ao líder.
Sendo assim, você, como coordenador ou simples membro de um grupo, deve ter
consciência destas dificuldades, procurando vencê-las com seu time.
Luis César de Moura Menezes, diretor da Síntese Consultoria e Gestão de
Negócios, empresa voltada à gestão de projetos, recomenda, para a obtenção de
melhores resultados, que o projeto seja dividido em quatro etapas: concepção,
planejamento, execução e conclusão.
Nasce um projeto
De acordo com o consultor, na concepção se deve identificar as reais
necessidades do cliente e os requisitos da solução que deve desenvolver. É
importante conhecer técnicas para gerar alternativas e escolher entre elas a que
melhor atenda às necessidades que geraram o projeto. Em resumo, seria responder
às perguntas: o que será feito e para quê?
Menezes lista um passo a passo que deve ser seguido na organização. Por meio
destes elementos, pode-se buscar apoio estratégico e criar uma visão de longo
prazo, com novas perspectivas:
- identificar e alinhar o projeto com a estratégia da empresa;
- identificar interessados em seu sucesso e, eventualmente, no seu
fracasso;
- definir com clareza o objetivo e a abrangência;
- articular politicamente para que o projeto tenha apoio da organização;
- organizar no ambiente externo possibilidades e ameaças.
Hora de planejar
Nesta hora, cabe ao gestor do projeto estabelecer uma estrutura que proporcione
a execução adequada do que foi colocado no papel. Caso contrário, tudo cairá por
terra. É preciso compor a equipe envolvida e adotar uma comunicação eficiente
tanto dentro do grupo quanto fora dele.
Neste momento, tanto o gestor quanto o time procurarão identificar tudo o que
precisa ser feito, considerando as restrições impostas pela organização, pelo
cliente ou pelo mercado.
Projeto precisa "decolar"
A hora da execução, na opinião de Menezes, é o momento delicado onde o gestor
precisa mostrar suas principais habilidades: liderança, comunicação, negociação,
solução de problemas e flexibilidade.
Isso porque, durante a vida dos projetos, principalmente no processo de
execução, os conflitos merecem destaque especial. Cabe ao gestor definir os
pontos de maior tensão, antecipando medidas que possam evitá-los. Outra tarefa
importante: acompanhar cuidadosamente cada etapa, identificando, logo de início,
possíveis falhas que possam comprometer o andamento dos trabalhos.
Avaliação
Concluído o projeto é hora de avaliar o resultado obtido e o contrato
estabelecido previamente, em se tratando de atividades realizadas por terceiros.
No caso do encerramento propriamente dito, é importante que se avalie se as
metas foram cumpridas, bem como sejam reunidas informações técnicas do produto.
Este é o momento de receber o tão esperado "OK" do cliente.
O especialista destaca a importância do relatório de conclusão. Trata-se de "uma
forma de avaliar e documentar erros e acertos ao longo do caminho, e devem ser
disponibilizados à organização, servindo como uma referência para futuros
projetos".
Fábrica de projetos
Independente de sua posição na empresa, ao compartilhar com um grupo idéias para
a realização de novos projetos, cabe a você, como funcionário, esforçar-se para
que as coisas aconteçam.
Sendo assim, ao invés de se desmotivar a cada novo projeto iniciado, verifique
quais foram os fatores que podem ter afetado o resultado final, ou que o
impediram, até mesmo, de terminar (o que é muito pior...). Esta é uma maneira de
contribuir, e muito, para os resultados da empresa. Experimente!
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