O bom andamento dos processos em uma organização depende muito da tecnologia
que a empresa utiliza para que esses processos sejam realizados de forma a
superar as expectativas do administrador de determinada empresa, do envolvimento
de todos os funcionários para que a empresa atinja suas metas e da análise geral
tanto do ambiente interno como do ambiente externo. Outro fator que contribui
significativamente para a agilidade desses processos organizacionais é a
comunicação entre os departamentos da empresa. O advento da internet
possibilitou maior rapidez e redução nos custos da empresa no que se refere ao
envio de mensagens, onde as mesmas eram impressas, causando acúmulo de papel e
prejuízos ao meio ambiente. Hoje, essas mensagens são enviadas via e-mail, o que
possibilita que chegue a diversos funcionários e/ou usuários na empresa
simultaneamente.
Sabemos que as empresas que operam com intranet, alguns computadores são
localizados próximos uns dos outros. Ainda que um usuário esteja disposto ao
lado ou na frente do outro usuário, essa informação deverá ser repassada
eletronicamente, pois o simples fato de esses usuários estarem próximos um do
outro não significa que a comunicação deverá ser feita de forma verbal e que a
comunicação eletrônica deva ser ignorada. O registro, recebimento e envio da
mensagem entre os usuários da intranet tornará fidedigna e consistente essa
operação, o que dará respaldo ao usuário emitente da referida mensagem. Além
disso, a comunicação verbal pode alterar a autenticidade de algum detalhe
importante e indispensável de alguma mensagem que necessite ser repassada.
Suponhamos que uma empresa possua cinco departamentos. O diretor do departamento
A repassa algo verbalmente para o diretor do departamento B e este, por sua vez,
estenderá ela ao diretor do departamento C de forma diferente da que recebeu do
departamento B. Assim, a mensagem vai circulando de diretor em diretor e ganhará
novo formato à medida que for circulando e chegará ao último departamento
alterada, o que indubitavelmente causará controvérsias entre os departamentos
dessa empresa.
Esse exemplo deixa clara a importância de manter os setores da empresa
informados de forma igualitária acerca de algum evento, novos procedimentos ou
algum tipo de informação essencial para aquele ambiente.
A empresa deve estar ciente de que uma informação repassada ou "entendida" de
forma incorreta poderá causar, além de grandes transtornos, sérios prejuízos
para a empresa, principalmente no que se refere às de cunho financeiro ou
relacionadas ao processo produtivo.
Na medida em que a tecnologia evolui, as organizações adquirem novas
necessidades para serem supridas e, dessa maneira, novas metas devem ser
alcançadas. Para que esses objetivos sejam alcançados, é necessário que seja
evitado o refazer, que é causado pelo simples fato de, na maioria das vezes, as
informações serem emitidas de forma incorreta ou até mesmo no momento
inadequado. Com isso, foram gastos tempo, esforço humano e equipamentos da
empresa foram depreciados simplesmente porque uma informação desestruturada
passou a circular naquela empresa.