Em uma pesquisa feita por uma consultoria canadense com 120 Gerentes de
Projeto de todo o mundo, 64% disseram que a falta de um escopo claro e bem
definido é o maior desafio dos projetos.
Como Gerente de Projetos, concordo com o resultado desta pesquisa. Uma das
maiores dificuldades, especialmente em empresas que não possuem uma cultura
forte de gerenciamento de projetos, é definir claramente o escopo do projeto,
traduzindo as perspectivas que o patrocinador, cliente e outros stakeholders
importantes possuem para o projeto.
O Gerente de Projeto tem a responsabilidade de buscar 100% de clareza na
definição do escopo. Deve-se ter o cuidado de não aceitar algo que parece bom,
mas não foi cuidadosamente examinado. O escopo deve ser lido e relido e avaliado
por terceiros para identificar ambigüidades, contradições e lacunas. Entrevistas
com os principais stakeholders após a criação do escopo são importantes para
evitar dores de cabeça no futuro.
Quando você tem um problema no projeto devido a um escopo mal definido, não
adianta culpar a organização, as pressões externas ou os líderes da empresa. É
para isso que você está sendo pago, e por isso quis se tornar Gerente de
Projetos.
Os problemas de definição de escopo raramente aparecem logo no começo do
projeto, e isso é um fator que aumenta o risco. Você pode estar achando que o
projeto está correndo bem, quando de repente algo é executado diferente do
esperado porque o escopo foi mal interpretado. Ou pior ainda, ao chegar perto do
fechamento do projeto o cliente ou patrocinador dizem que o resultado não é o
esperado.
Para reduzir o risco de clareza de escopo, você pode tomar algumas atitudes
como:
- Tenha várias entregas intermediárias que permitam que o escopo seja
confirmado pelos stakeholders regularmente. Quanto antes o problema é
identificado, melhor.
- Nunca deixe de obter aprovação formal dos documentos e dos entregáveis.
As pessoas se esquecem do que disseram e na hora dos problemas o mais
provável é que se protejam.
- Mesmo que um escopo pareça claro, faça revisões constantes junto a sua
equipe para garantir que a percepção não mude conforme o projeto avança.
- Gerencie bem as mudanças, para que elas não transformem um escopo claro
em algo ambíguo e incompleto.
Não se deixe levar pela pressão dos projetos para pular etapas na definição
do escopo. Sempre tudo será urgente, mas sua responsabilidade é assegurar o
sucesso do projeto como um todo.