No mundo corporativo, há uma legião de ladrões de tempo, os chamados
desperdiçadores. Eles agem sorrateiramente, reduzindo sua eficácia,
comprometendo suas metas, causando-lhe até mesmo stress. Veja a seguir os
principais fatores mapeados e se estão presentes em sua vida.
1. Interrupções: significa que você tem valor, amigos ou detém
informações de interesse dos outros. As interrupções acontecem por telefone,
e-mail ou visitam você pessoalmente. Para reduzi-las:
- aprenda a dizer NÃO e seja firme;
- atenda às pessoas em pé;
- mantenha a porta da sala fechada;
- continue escrevendo enquanto atende alguém;
- filtre telefonemas e e-mails;
- evite ser receptivo a visitantes inesperados;
- retire ou desloque cadeiras da sala dificultando a acomodação de
terceiros;
- use as palavras mágicas: desculpe-me, por favor e por gentileza.
2. Comunicação Deficiente: ocorre quando responsabilidades e
autoridade não estão definidas com clareza na empresa ou quando há subordinados
em excesso. A posologia consiste em:
- defina com clareza metas e objetivos;
- determine responsabilidades e atribuições;
- utilize linguagem simples, concisa e sem ambigüidades;
- na dúvida, pergunte: procure fazer certo na primeira vez;
- forneça informações seguras para permitir tomada de decisão consistente
e ação imediata;
- lembre-se de que a regra de ouro chama-se delegar.
3. Reuniões: muitas são desnecessárias e agendadas sem critério. Duram
muito tempo, tornam-se evasivas e não geram resultados. Para torná-las
produtivas:
- agende as reuniões com antecedência;
- convoque apenas as pessoas diretamente envolvidas com o tema;
- defina a pauta e comunique a todos com antecedência;
- determine horário de início e término;
- mantenha a pauta e busque a objetividade;
- não permita interrupções externas e mantenha celulares desligados;
- promova debates, tire conclusões, tome decisões e determine como agir;
- faça ata ou memorando com resumo da reunião constando a assinatura dos
participantes;
- faça reuniões curtas em pé.
4. Telefone: imprescindível na vida moderna, constitui-se no maior
vilão das interrupções e, por conseguinte, numa das fontes mais significativas
de desperdício de tempo. Algumas dicas:
- reserve horários para fazer e receber ligações;
- relacione os telefonemas a serem feitos em ordem de prioridade;
- prepare-se para cada uma das ligações, munindo-se previamente de
informações;
- identifique-se no início da ligação - as pessoas não são obrigadas a
reconhecer sua voz;
- deixe recados claros e concisos;
- concentre-se em ouvir a pessoa com quem estiver falando, evitando
desviar a atenção;
- nunca prometa retornar uma ligação se estiver despreparado para tal ou
não desejar fazê-lo;
- nada de desculpas ou mentiras: use da honestidade dizendo que não pode
atender naquele momento;
- encerre suas conversas com cortesia, porém com objetividade.
5. Celular: na mesma proporção em que agiliza as comunicações, também
atua como agente de interrupções, invadindo inclusive sua privacidade. Sugestões
para otimizar seu uso:
- desligue o aparelho quando estiver em reunião ou realizando tarefa que
exija concentração;
- mantenha-o em vibracall para atender urgências;
- utilize o olho mágico para selecionar as ligações que merecem ser
atendidas;
- recolha mensagens na caixa postal duas vezes por dia e retorne as
ligações em horários pré-determinados;
- grave uma mensagem personalizada no correio de voz;
- considere a possibilidade de habilitar um segundo aparelho apenas para
emergências, mas divulgue o número com seletividade;
- evite atendê-lo quando estiver em casa.
6. E-mail: substitui o telefone com objetividade. Entretanto, quando
utilizado sem critério, torna-se fonte de interrupções, mal-entendidos e até
disputas judiciais. Formas de gerenciá-lo:
- instale um serviço anti-spam;
- baixe suas mensagens no máximo quatro vezes por dia em horários
pré-definidos;
- responda de imediato as mensagens recebidas e determine um tempo para
fazê-lo;
- utilize o subject (assunto) para classificar as mensagens;
- organize pastas diversas para arquivamento;
- crie regras de mensagens;
- tenha uma assinatura eletrônica;
- utilize um corretor ortográfico.
7. Internet e Intranet: são instrumentos importantes para acelerar a
comunicação e busca de informações. Mas vale lembrar que, às vezes, pode ser
mais eficiente caminhar até a estação de trabalho de seu colega. Além disso:
- avalie de maneira criteriosa o uso da intranet e de comunicadores como
ICQ e Messenger;
- tal qual o telefone e e-mail, seja seletivo e coerente no envio e
recebimento de mensagens;
- atenção com os sites navegados em virtude do risco de vírus e spys
(programas espiões);
- solicite suporte ao responsável pela manutenção da rede caso note alguma
irregularidade;
- deixe de assinar e-zines e não autorize a divulgação de dados seus ou da
empresa.
Decerto há outros fatores de desperdício de tempo que poderíamos relacionar.
Mas atentando para estes sete aspectos, é certo que sua produtividade pessoal
aumentará.
E esteja sempre a postos para a ocorrência de imprevistos. Eles são
imponderáveis, por isso, deixe espaço em sua agenda para contratempos. Planeje
seu dia e sua vida tendo em mente: "e se...".