Introdução

A modalidade de licitação carta-convite é a mais simples de todas as modalidades de licitação. Ela é utilizada para compras pequenas - até R$ 80 mil no caso de materiais e serviços e até R$ 150 mil para a execução de obras de engenharia - que atendem, em geral, as necessidades do dia-a-dia dos governos Federal e dos Estados, das prefeituras e das empresas públicas e de capital misto.

Neste artigo, iremos explicar detalhamente como funcionam as cartas-convites e como uma empresa, principalmente as micro e pequenas empresas, pode participar destas licitações.

Seja convidado

Como o nome já diz, essa modalidade de licitação funciona como um convite. Assim, para que sua empresa seja convidada, ela tem que estar previamente cadastrada nos órgãos públicos. Ou você convidaria um desconhecido para visitar sua casa?
Esse cadastramento não é uniforme, cada órgão tem suas regras específicas. Há aqueles que possuem um departamento de cadastro de fornecedores, há os que usam cadastro de outros órgãos. Enfim, é preciso pesquisar órgão por órgão para saber como sua empresa pode se cadastrar.

O interessante é que milhares de cartas-convites são publicadas diariamente, pois são compras pequenas e corriqueiras como materiais de escritório, suplementos de informática, organização de pequenos eventos. E se a sua empresa estiver no cadastro do governo, ela receberá todos os convites que forem do seu ramo de atividade.

Convide-se você mesmo

Outra característica importante é que, diferente das demais modalidades, as cartas-convites não precisam ser publicadas em diários oficiais ou em jornais de grande circulação e sim afixadas em local visível, no próprio órgão comprador, para que a licitação se torne de conhecimento público.

De maneira que o edital, também chamado de carta-convite, instrumento convocatório ou, simplesmente, convite, é enviado às empresas que possam oferecer o produto ou serviço desejado, com base nos cadastros já existentes.

No entanto, é possível a uma empresa não convidada participar do certame, desde que se cadastre no órgão licitante e solicite sua participação até 24 horas antes da data e horário marcado para a apresentação dos orçamentos.

No mínimo três convidados

A lei prevê que as licitações dessa modalidade devem acontecer com, no mínimo, três concorrentes. Por exemplo, se três empresas são convidadas, mas só duas podem participar, a licitação não pode ser realizada.

Só em casos muito raros, a licitação por carta-convite pode se realizar com menos de três concorrentes. Nesse caso, a administração tem de alegar e comprovar limitação de mercado, isto é, que não existem no mercado os três fornecedores exigidos por lei.

Está previsto, também, que empresas de outros países possam receber a carta-convite para concorrer ao fornecimento, desde que não haja fornecedor do produto ou serviço no País.

Menos burocracia

As empresas participantes da modalidade convite apresentam, quando se cadastram nos órgãos públicos, uma série de documentos que comprovam sua qualificação. De modo que, no transcorrer de cada licitação, só precisam comprovar a regularidade junto ao FGTS (através da Certidão de Regularidade de Situação - CRS, expedida pela Caixa Econômica Federal) e a prova de regularidade com a Seguridade Social (através da Certidão Negativa de Débitos - CND, expedida pela Previdência Social), na fase de habilitação. Alguns desses documentos podem ser conseguidos rapidamente pela Internet.
Uma característica das cartas-convites é ter duas maneiras para organizar as fases de habilitação e de julgamento de propostas. São elas:

1. é possível dividir a licitação em duas fases, de habilitação e de julgamento das propostas como no caso da tomada de preços. No final de cada fase, é oferecida possibilidade de recurso aos licitantes interessados;
2. há órgãos que preferem juntar as fases de habilitação e de julgamento das propostas. Nesse caso, as empresas entregam apenas um envelope, contendo os documentos de habilitação e a proposta comercial. Ao final da disputa, os interessados poderão entrar com recurso contra alguma decisão.

Em todas as outras modalidades de licitação, estas fases são separadas, enquanto no convite - até para agilizar a compra - o comprador é quem decide.
O julgamento das propostas apresentadas será efetuado pela própria comissão de licitações, por meio de um servidor devidamente designado para tal atividade. O critério de julgamento para a escolha da empresa vencedora será sempre o menor preço.
Apesar do valor estimado da compra ser pequeno, o número de convites publicados é muito grande. Por isso, é interessante ser convidado. Além disso, a Lei Geral para Micro e Pequenas Empresas prevê várias facilidades para as micro e pequenas empresas como a exclusividade de participação em licitações de até R$ 80 mil.

Fluxograma da licitação por carta-convite

Fluxograma carta-convite