O que significa ser organizado?
1) Você faz tudo o que tem que fazer a tempo.
2) Você encontra tudo o que precisa facilmente.
É simples assim. Mantenha estas duas frases em mente e você vai estar em seu
caminho para máxima organização.
Aqui vão 50 dicas que preparamos para auxiliar você a organizar melhor a sua
vida. Aproveite e boa sorte!
1 - Tire a bagunça de sua mesa
Uma mesa sem bagunça acaba com as distrações desnecessárias e ajuda a manter
sua cabeça nas tarefas que precisam de atenção imediata. Mantenha em sua mesa
apenas itens relativos a seu projeto atual.
2 - Limpe seus arquivos.
Antes de gastar com mais móveis de arquivos, ou mais pastas de arquivos,
etc... tire um tempo para jogar fora todos os materiais, papéis e documentos
desnecessários.
3 - Não encha seus armários de arquivos.
Não há nada pior do que ter que arquivar papéis em um armário que está
lotado!
Deixe espaço suficiente nas gavetas de arquivos para que você não tenha que usar
toda a sua energia para tirar ou colocar um papel lá.
4 - Faça bom uso do espaço
Coloque prateleiras para livros de referência e manuais. Aumente o espaço em
gavetas da mesa. Compre armários de arquivos suspensos.
5 - Identifique
Não jogue simplesmente chaves extras e outras coisinhas em uma caixa de
sapatos sem identificá-las antes. Etiquete cada item ou pacote.
6 - Planeje o seu jardim cedo
Comece a planejar o seu jardim no inverno. Decida quais plantas gostaria de
ter.
Leia sobre os cuidados que deve ter com plantas, flores e legumes. Esboce seu
jardim em um papel. Quando a primavera chegar você vai estar pronto para
“crescer”.
7 - Guarde itens similares juntos.
Categorização é muito importante quando você se organiza. Mantenha todos os
artigos utilizados no pagamento de contas em um só lugar. Junte todos os seus
materiais de arte em uma cesta. Pronto para trabalhar em alguma coisa? Tudo
estará facilmente acessível.
8 - Categorize seus arquivos
Primeiro, decida em grande categorias de acordo com o material de trabalho
em seu escritório. Então, arquive alfabeticamente ou cronologicamente dentro
destas categorias.
9 - Guarde as coisas todos os dias
Tire um tempo para guardar as coisas em seu lugar. Coloque as coisas de
volta imediatamente depois de ter terminado com elas ou separe 15 minutos no fim
de cada dia para fazê-lo.
10 - Jogue fora material de leitura velho
Dê uma olhada em seu material de leitura. Livre-se do que está velho. Jogue
fora revistas que tenham mais de três meses, Guarde apenas os catálogos de que
realmente gosta.
11 - Limpe a sua biblioteca
Dê uma olhada em suas estantes de livros e doe os que você já tem há anos e
nunca mais vai utilizar. Casas de caridade estão frequentemente procurando
doações para seus programas de leitura.
12 - Doe softwares ultrapassados
Doe ou jogue fora disquetes de softwares, CDs e manuais de computador
velhos, que você já não usa e nunca mais irá usar, mas que outra pessoa ainda
possa.
Se ninguém mais será capaz de usá-los, jogue no lixo.
13 - Use um porta-caneta em sua mesa.
Mantenha uma provisão suficiente de canetas, lápis, clipes de papel, tesoura
e outros materiais necessários em um porta coisas em sua mesa ou em uma bandeja
em sua mesa.
14 - Crie uma área de trabalho efetiva.
Crie uma área de trabalho prazerosa e bem equipada. Seja em um canto, ou em
um grande escritório, sua área de trabalho deve levá-lo a fazer o seu trabalho
diário. Ela deve conter todos os materiais e equipamentos necessários dentro do
alcance de seus braços ou em lugares acessíveis.
15 - Magnetize seu armário do banheiro
Coloque um imã grande atrás de seu armário do banheiro para segurar
tesouras, pinças, clipes e outras coisinhas de metal.
16 - Mande as crianças para a escola com mais agilidade.
O truque é nunca deixar decisões para serem tomadas pela manha. Ajude as
suas crianças a escolher suas roupas, decidir o que querem comer e a determinar
o que eles
precisam levar para a escola na noite anterior.
17 - Use um organizador de cartões
Considere um organizador de cartões para lembrar de aniversários e de outros
eventos especiais. Eles parecem com cadernos, exceto que cada página tem um
bolso mensal para cartões. Você pode anotar aniversários, eventos, etc., para
cada mês, mais, pode comprar os cartões antecipadamente!
18 - Aliste seus amigos
Sua casa precisa de pintura? Uma ótima maneira de ter o trabalho feito
rapidamente é fazer uma festa de pintura. Eles proverão a ajuda. Você traz a
pizza, sanduíches, bebidas e sobremesa.
19 - Coordene trabalho em equipe
Trabalhe juntos com outros família, colegas de trabalho para criar sistemas
organizacionais que sejam simples e efetivos para todos os envolvidos.
20 - Facilite sua mudança
Codifique suas caixas em cores com um adesivo amarelo para cozinha, vermelho
para o escritório, azul para garagem e assim por diante. Vá até a sua nova
residência antes e coloque adesivos com as cores estabelecidas nas portas dos
cômodos.
21 - Crie listas de referência
Listas de referência são ferramentas maravilhosas para se lembrar e acessar
tudo facilmente. Crie listas de referência para:
Sonhos e objetivos pessoais
Aniversários
Telefones dos restaurantes favoritos
Sites que você gostaria de explorar
Livros que você gostaria de ler
Coisas para levar nas viagens
Idéias de presentes para amigos e familiares
Arquivos De computador
Uma lista de desejos para você ... e mais. Suas escolhas são infinitas
22 - Crie uma pasta com direções para motoristas
Crie uma lista com endereços com direções para motoristas dos lugares em que
você não vai com freqüência. Escreva as direções e mantenha nesta pasta para
utilização futura. Você não terá que ficar perguntando como chegar onde está
indo.
23 - Dê direções com facilidade
Crie direções para sua casa ou escritório vindo do norte, sul, leste ou
oeste. Faça cópias e mantenha-as em arquivo. Quando alguém te perguntas você
pode mandar por email, fax ou lê-las pelo telefone.
24 - Determine seus objetivos
Antes de começar qualquer coisa, determine o objetivo dela. Se você não sabe
onde está indo, como você vai chegar lá ? Estabeleça pequenos objetivos e se
recompense por seus sucessos.
25 - Não confie em sua memória
Você corre o risco de deixar coisas escaparem pelas brechas. A melhor
maneira de nunca esquecer um compromisso, um deadline, um evento ou um detalhe
novamente é anotar tudo.
26 - Consolide atividades similares
Ao invés de começar e parar em diferentes níveis de atividade, você poupará
tempo fazendo todas as suas ligações juntas, cuidando de todas as suas
incumbências de uma vez, etc. ·.
27 - Use uma agenda.
O maior erro que as pessoas fazem quando usam agendas para planejamento é
ter uma pessoal, outra para o escritório, e ainda uma outra para a família.
Mantenha itens profissionais e familiares em uma única agenda. Isto o ajudará a
eliminar os conflitos dos horários. Lembre-se, “um homem que usa dois relógios
nunca sabe a hora certa”.
28 - Monte arquivos para projetos.
Não perca tempo procurando papéis. Mantenha tudo o que pertence a certo
projeto junto em uma pasta grande.
29 - Torne seus telefonemas mais produtivos.
Diga, “Eu tenho apenas 5 minutos para falar.”. Esquematize suas ligações,
diga “Eu gostaria de discutir estas duas soluções para o problema A...”.
30 - Marque compromissos por você
Marque pelo menos um compromisso projetado para você a cada dia. O tempo
projetado é calmo, ininterrupto e permite que você se concentre em um projeto ou
atualize sua leitura.
31 - Delegue.
Perceba que você não pode fazer tudo. Delegue em casa e no escritório. Para
usar um sistema de delegação efetivo, treine, confie, acompanhe e avalie.
32 - Desenvolva falsos deadlines (prazos finais)
Se você tem um deadline no fim do mês, grave-o como sendo quatro dias antes.
Você vai eliminar a correria de última hora para completar o projeto porque se
deu uma folga de tempo.
33 - Use timers e despertadores.
Determine tempo para atividades diárias, desde trabalhar em projetos a fazer
a arrumação da casa. Então programe timers ou despertadores para te manterem no
horário.
34 - Tire o máximo de proveito de tempo ocioso
Atualize sua leitura enquanto aguarda compromissos. Fitas cassetes de
natureza motivacional ou educacional são uma ótima forma de usar seu tempo
enquanto dirige ao trabalho.
35 - Estabeleça limites de tempo.
Se você tem que trabalhar até tarde, ou durante o fim de semana, estabeleça
limites. Se você trabalhar por duas ou quatro horas, pare de trabalhar no fim
deste tempo e aproveite o fim da noite ou do fim de semana.
36 - Determine a melhor hora para as tarefas
Use o seu tempo mais produtivo para fazer os trabalhos que mais exigem de
você. Você fica alerta de manha? À tarde? Lide com seu trabalho mais difícil e
importante durante os períodos em que sua energia está em alta, e deixe as
tarefas mais fáceis para os períodos menos energéticos.
37 - Use uma Lista Mestre e uma lista de Afazeres
Controle o seu tempo. Liste todas as suas tarefas em uma lista mestre. Então
tire quatro delas e coloque em sua lista diária de afazeres. A cada dia tente
completar todos os itens de sua lista diária. E amanhã comece o processo
novamente.
38 - Estabeleça deadlines (prazos finais)
Estabelecer um deadline te força a trabalhar para cumpri-lo. Dizer, “Quando
eu tiver a chance” ou” Logo” não é suficiente.
39 - Prepare a correspondência a ser enviada com antecedência
Se você manda os mesmos panfletos e outros materiais para clientes
prospectivos, faça seus pacotes antecipadamente. Inclua os materiais necessários
e guarde-os até quando necessário. Eles estarão prontos para serem enviado em um
estalo de dedos.
40 - Crie formulários para tarefas diárias
Por exemplo, digite um Formulário de Transmissão de Fax personalizado, com:
nome, nome da companhia e outras informações pertinentes. Faça cópias e deixe-as
perto de seu aparelho de fax para comunicação efetiva e eficiente.
41 - Determine quanto tempo vai levar
Estime quanto tempo vai levar para chegar a algum lugar. Divida o total de
milhas da viagem pela média de sua velocidade. O resultado será o seu tempo de
viagem.
42 - Aproveite seu tempo
Procure coisas que você pode combinar para poupar tempo e fazer mais.
Passear com seu cachorro pode ser também um ótimo exercício ao mesmo tempo. Vá a
praia com uma fita motivacional e você estará relaxando e se inspirando ao mesmo
tempo.
43 - Mantenha os recibos juntos
Deixe um envelope em sua bolsa ou carteira para guardar recibos necessários
para histórico de despesas e propósitos de impostos. Quando voltar ao
escritório, ponha os recibos em um envelope pré-designado (refeições de
negócios, combustível, despesas com aluguel, etc.), depois guarde todos os
envelopes em um arquivo grande ou em uma caixa.
44 - Mantenha os registros de cartões de crédito seguros.
Uma boa idéia é fazer cópias da frente e verso dos cartões e guardá-las em
um lugar seguro. Desta forma você terá os números dos cartões, datas de
expiração e telefones das companhias no caso de seus cartões serem perdidos ou
roubados.
45 - Admita suas deficiências.
Se você tem hábitos econômicos que não te sustentam, encare-os e se
comprometa a mudá-los antes de pedir que outras pessoas mudem os delas ou de
procurar ajuda para alcançar seus objetivos.
46 - Componha crenças de apoio.
Se você cresceu com crenças limitadas com relação a dinheiro, resolva pensar
diferente. Mude sua história se perguntando “ Como eu posso?” ao invés de “ Por
que não posso?”.
47 - Contabilidade é a chave.
Um orçamento impõe uma vida completamente nova quando você passa a vê-lo com
um ferramenta de poder ao invés de um chicote.
48 - Descanse e relaxe
Tenha boas noites de sono (7 horas ou mais). Descanso adequado durante a
noite vai te manter alerta, pontual e efetivo amanhã.
49 - Acabe cada dia com uma anotação boa.
Guarde uma tarefa fácil para o fim de cada dia. Você será capaz de
terminá-la e terminar cada dia com uma nota boa e recompensadora.
50 - Melhore continuamente.
Se organize e consulte sempre que necessário as dicas do nosso Portal OZ!.